효율성을 높이기 위해 Gmail 작업을 자동화하는 10가지 방법

매일 쏟아지는 수많은 이메일 속에서 중요한 정보를 놓치지 않기란 쉽지 않습니다. 답장, 전달, 분류, 보관, 삭제, 알림 설정과 같은 일상적인 작업들은 각각 짧은 시간이 걸리지만, 이 시간들이 모이면 결코 무시할 수 없는 작업 시간이 됩니다.

다행히도, Gmail에 내장된 기능과 외부 앱들을 활용하여 이러한 작업 대부분을 자동화할 수 있습니다. 물론 약간의 설정 과정이 필요하지만, 매주 상당한 시간을 절약할 수 있다는 점에서 충분히 가치 있는 일입니다.

본 글에서는 Gmail의 일반적인 작업들을 자동화하여 시간을 효율적으로 사용하고, 불필요한 번거로움을 줄이는 여러 가지 방법들을 소개하고자 합니다.

이메일 서명 자동 추가

이메일에 브랜드 서명을 추가하는 것은 브랜드 인지도를 높이는 효과적인 방법입니다. 이메일마다 수동으로 서명을 추가하는 대신, 자동 서명 기능을 활성화하여 모든 새 이메일과 회신에 자동으로 서명을 추가하는 것이 좋습니다. 설정 방법은 다음과 같습니다.

Gmail 설정(톱니바퀴 모양 아이콘)을 클릭하고, "모든 설정 보기" 옵션을 선택합니다.

"일반" 탭에서 "서명" 섹션으로 스크롤합니다. 서명 기본 설정 항목 아래 "새 이메일 사용" 및 "회신/전달 사용" 옵션에서 원하는 서명을 선택합니다.

이제부터 작성하거나 답장하는 모든 이메일에 자동으로 서명이 추가됩니다. 서명이 없는 경우, 동일한 서명 섹션에서 서명을 생성할 수 있습니다.

필터 설정

Gmail의 필터 기능을 활용하면, 수신 이메일에 다양한 작업을 자동으로 적용할 수 있습니다. 특정 폴더로 이메일을 이동하거나, 보관, 삭제, 전달 등과 같은 작업을 수동 개입 없이 처리할 수 있습니다. 필터 설정 방법은 다음과 같습니다.

상단 검색창 우측 끝에 위치한 "검색 옵션 표시" 버튼을 클릭합니다.

여기서 발신자 이름, 이메일에 포함된 단어, 제외할 단어, 제목, 첨부 파일, 기간 등 다양한 기준을 설정하여 필터링할 이메일을 지정할 수 있습니다. 원하는 세부 정보를 입력하고, "필터 만들기" 버튼을 클릭합니다.

이제 수신 이메일과 이미 저장된 이메일에 적용할 수 있는 다양한 작업 옵션이 나타납니다. 여러 작업을 선택할 수 있으며, 특정 작업이 다른 작업을 방해하는 경우 해당 작업은 자동으로 비활성화됩니다. 선택을 완료한 후 "필터 만들기"를 클릭하여 설정을 완료합니다.

생성된 필터는 Gmail 설정의 "필터 및 차단된 주소" 탭에서 편집하거나 삭제할 수 있습니다.

"보내기 및 보관" 기능 활성화

받은 편지함을 깔끔하게 유지하기 위해 답장한 이메일을 보관하여 받은 편지함의 공간을 확보할 수 있습니다. Gmail 설정에서 "보내기 및 보관" 기능을 활성화하면, 답장한 이메일을 자동으로 보관하는 과정을 더욱 간편하게 만들 수 있습니다.

Gmail 설정의 "일반" 탭에서 "답장에 '보내기 및 보관' 버튼 표시" 옵션을 활성화하면 됩니다.

이메일에 답장할 때 새로운 "보내기" 버튼이 추가됩니다. 이 버튼을 클릭하거나, Ctrl+Enter 키를 누르면 이메일에 답장이 전송됨과 동시에 자동으로 보관 처리됩니다.

미리 준비된 답변 활용

이메일 템플릿을 만들고 관련 이메일이 도착했을 때 이를 활용하면 이메일 처리 효율성을 크게 높일 수 있습니다. 미리 템플릿을 설정하는 과정이 필요하지만, 템플릿을 선택하여 이메일 작성 과정 없이 바로 전송할 수 있다는 점에서 매우 유용합니다.

먼저 Gmail 설정의 "고급" 탭에서 "템플릿" 옵션을 활성화해야 합니다.

템플릿을 생성하려면, 초안을 작성한 후 "더보기" 메뉴를 클릭하고 "템플릿" 위에 마우스 커서를 올립니다. 생성된 템플릿과 "초안을 템플릿으로 저장" 옵션을 확인할 수 있습니다.

다음번에 템플릿을 사용해야 할 때, 이 목록에서 템플릿을 선택하면 저장된 내용이 자동으로 추가됩니다. 또는, 더욱 강력한 맞춤 설정 및 관리 기능을 제공하는 "Canned Responses Ultimate" Gmail 추가 기능을 사용할 수도 있습니다.

이메일 예약 발송 기능

특정 시간에 이메일을 보내야 하지만, 스케줄을 놓치거나 잊어버릴까 걱정된다면, 이메일을 미리 작성하여 나중에 자동으로 전송되도록 예약할 수 있습니다. 이메일을 작성한 후 "보내기" 버튼 옆의 화살표를 클릭하고 "보내기 예약"을 선택하면 됩니다.

추천되는 시간대를 선택하거나, "날짜 및 시간 선택" 옵션을 클릭하여 달력을 열고 정확한 날짜와 시간을 지정하여 나중에 자동으로 이메일을 보낼 수 있습니다.

더욱 포괄적인 일정 및 알림 기능을 원한다면, Right Inbox 확장 프로그램을 활용해 보는 것도 좋습니다.

이메일 자동 전달

여러 개의 Gmail 계정을 사용하는 경우, 수신 이메일을 한 계정에서 다른 계정으로 자동 전달하여 한 곳에서 모든 이메일을 관리할 수 있습니다. 설정 방법은 다음과 같습니다.

Gmail 설정에서 "전달 및 POP/IMAP" 탭으로 이동하여 "전달 주소 추가" 버튼을 클릭합니다.

다른 계정의 이메일 주소를 입력하고 "다음"을 클릭한 후 안내 메시지를 확인합니다.

다른 계정으로 확인 코드가 전송됩니다. 해당 코드를 복사하여 확인 창에 붙여넣으면 전달 설정이 완료됩니다.

확인이 완료되면, 이메일이 전달된 주소로 전송된 후 해당 계정의 이메일 처리 방법을 사용자 정의할 수도 있습니다.

휴가 자동 응답 설정

이메일에 즉시 응답할 수 없는 경우, 부재중 자동 응답기를 설정하여 응답이 불가능한 시간과 응답이 가능한 시간을 다른 사람들에게 알릴 수 있습니다.

부재중 자동 응답기를 설정하려면 Gmail 설정의 "일반" 탭 아래 "부재중 자동 응답기" 섹션으로 이동합니다.

여기에서 자동 응답 메시지를 작성하고, 응답 시작일과 종료일을 선택할 수 있습니다. 모든 이메일에 자동 응답 메시지를 보낼지, 아니면 연락처에 있는 사람들에게만 보낼지 선택할 수도 있습니다.

필요한 설정을 변경하고 "변경사항 저장" 버튼을 클릭하여 부재중 자동 응답기를 활성화합니다.

이메일 자동 정리

SaneBox 온라인 도구를 사용하면, 특수 라벨과 미리 설정된 규칙을 기반으로 모든 이메일을 자동으로 정리할 수 있습니다. 이 도구는 자동으로 특수 라벨을 생성하여 기존 이메일과 새 이메일을 정리해주므로, 사용자는 중요한 내용에만 집중할 수 있습니다.

이 도구는 뉴스, 나중에 처리, 나중에 삭제, 스팸 아님, 회신 없음, 첨부 파일, 이메일 일시 중지 폴더 등의 라벨을 자동으로 생성합니다. 이를 통해 중요도가 낮은 이메일을 자동으로 일시 중지하거나, 회신하지 않은 이메일에 대한 알림을 받는 등 기본적인 작업을 수행할 수 있습니다.

또한, 이메일을 특정 폴더로 수동으로 이동하여 도구를 학습시킬 수도 있습니다. 이후 해당 이메일이 도착하면 도구는 자동으로 해당 폴더로 이메일을 이동시킵니다.

SaneBox를 설정하려면 Gmail 계정 관리 권한을 부여해야 하며, 이후 단계별 설정 프로세스를 거쳐야 합니다. 설정이 완료되면 별도의 소프트웨어 다운로드/설치 없이 받은 편지함에 변경 사항이 자동으로 적용됩니다.

15일 무료 평가판을 통해 서비스를 이용해 볼 수 있으며, 계속 사용하려면 유료 구독 플랜으로 업그레이드해야 합니다.

수신 이메일에서 데이터를 추출하는 것은 기업이 송장, 비용, 주문, 고객 지원 티켓 등을 관리하는 데 매우 유용합니다. 구독, 영수증/청구서, 이벤트 계획 등의 정보 추출은 일반 사용자에게도 큰 도움이 될 수 있습니다.

이러한 목적을 위해 Mailparser는 사용자가 설정한 규칙을 기반으로 정보를 추출하는 훌륭한 도구입니다. 이 도구는 이메일을 전달할 수 있는 고유한 이메일 주소를 제공하며, 설정된 규칙에 따라 자동으로 해당 이메일에서 특정 정보를 추출합니다.

키워드, 위치, 패턴, 헤더 데이터, 첨부 파일 등과 같은 다양한 규칙을 활용하여 필요한 데이터만 정확하게 추출할 수 있습니다. 추출된 데이터는 스프레드시트 또는 지원되는 CRM 소프트웨어로 전송할 수 있습니다.

매달 30개의 이메일에서 데이터를 추출할 수 있는 무료 버전이 제공됩니다. 더 많은 이메일을 처리하려면 유료 구독 플랜을 고려해 볼 수 있습니다.

최적의 자동화 환경을 위해서는 전용 Gmail 자동화 솔루션이 필요합니다. 저는 Zapier를 추천합니다. 다른 자동화 도구들은 대부분 예약 및 필터링에 국한되는 반면, Zapier는 5,000개 이상의 다양한 앱과 연동하여 Gmail 작업을 자동화하는 데 중점을 두고 있습니다.

간단한 "If This, Then That" 규칙을 사용하여 Gmail 작업을 자동화하는 무제한 규칙을 만들 수 있습니다. 다음은 Gmail 작업을 자동화할 수 있는 몇 가지 예시입니다.

• 자주 사용하는 클라우드 저장소에 첨부 파일을 자동으로 저장합니다.
• 새 이메일에서 작업을 생성하고 Trello와 같은 지원되는 앱으로 자동으로 보냅니다.
• Slack과 같은 팀 메신저 앱에 특정 기준이 포함된 새 이메일을 보내 팀 구성원에게 자동으로 알립니다.
• Google 스프레드시트에 특정 유형의 이메일 데이터를 저장합니다. 이는 양식 제출이나 설문조사에 유용합니다.
• 이메일을 "읽음" 또는 "별표 표시"로 수동으로 표시하여 이메일에 대한 자동 작업을 시작합니다.
• Slack에서 파일 수신, Google Calendar에서 시작되는 이벤트 등 다른 앱의 트리거를 기반으로 이메일을 보냅니다.
• 새로운 사람이 연락하면 CRM 소프트웨어에 해당 정보를 자동으로 추가합니다.
• 예약, 초대 등과 같은 새로운 이메일에서 Google Calendar 일정을 생성합니다.
• 새 이메일에서 할 일 목록을 생성하고 Todoist와 같은 지원되는 앱으로 보냅니다.
• 특정 사람이 보낸 이메일이나 특정 정보가 포함된 이메일에 자동 휴가 응답을 보냅니다.

Zapier는 모든 기능을 갖춘 15일 무료 평가판을 제공하며, 그 이후에는 유료 플랜으로 업그레이드해야 합니다.

마무리 맺음말 🖋️

Gmail의 다양한 자동화 기능들은 매우 유용하지만, 특히 필터 기능은 예상치 못한 독창적인 방식으로 활용하여 효율성을 극대화할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 라벨이나 첨부 파일이 있는 이메일을 보내거나, 특정 이메일에 대한 미리 준비된 답변을 자동으로 전송할 수 있습니다.

또한 Zapier를 사용해 볼 것을 적극적으로 추천합니다. 15일 무료 평가판은 사용자가 작업 시간을 절약할 수 있는 방법을 충분히 찾을 수 있도록 도와줄 것입니다.

더 나아가, 최고의 Gmail 사용 경험을 위해 Gmail 설정을 탐색해 보는 것을 권장합니다.