모든 프로젝트의 출발점에서 가장 중요한 목표는 해당 프로젝트의 미래 성공을 명확히 정의하는 것입니다.
이를 확실하게 달성하는 효과적인 방법 중 하나는 명확하게 규정된 프로젝트 범위를 설정하는 것입니다. 하지만 이러한 범위를 만드는 과정은 결코 간단하지 않습니다.
프로젝트 범위는 단순히 프로젝트 목표와 중간 목표, 결과물 목록, 필요한 작업, 세부 비용, 투입 자원, 또는 마감 기한을 나열하는 것 이상을 의미합니다.
오히려 프로젝트가 제공하지 않을 내용까지 명확하게 기술해야 합니다. 이것은 다소 까다롭게 느껴질 수 있지만, 프로젝트 범위에 포함된 내용 외에는 아무것도 제공되지 않음을 확실히 함으로써 불필요한 요구사항을 방지할 수 있습니다. 어떤 이들은 이러한 명시적 제외를 통해 추가적인 안정감을 얻기도 합니다.
프로젝트 범위는 모든 이해관계자 간의 합의를 반영하는 문서로서, 프로젝트 진행 과정 전반에 걸쳐 참조 기준으로 활용됩니다. 이제 이러한 문서를 어떻게 구성해야 하는지 자세히 살펴보겠습니다.
범위 설정 과정
프로젝트 범위를 구체화하기 위해서는 다양한 아이디어와 정보를 수집하고 체계화하는 접근 방식이 필요합니다. 이를 위해 여러 가지 기법을 활용할 수 있으며, 몇 가지를 아래에 소개합니다.
1. 브레인스토밍
오래되었지만 여전히 유효한 방법인 브레인스토밍은 20년 전과 마찬가지로 여전히 효과적입니다.
이해관계자 그룹을 모아 가능한 많은 아이디어를 도출합니다. 그런 다음, 이 아이디어를 검토하고 필요한 부분을 개선하고 우선순위를 정합니다. 최종적으로, 프로젝트 요구 사항을 구성하는 구체적인 진술에 동의합니다.
이러한 토론을 진행하는 사람은 토론이 항상 목표를 향해 진행되도록 유지하면서 아이디어 생성의 자유를 보장해야 합니다. 이는 브레인스토밍 성공에 있어 중요한 요소입니다.
또한, 포커스 그룹을 구성하여 유사한 작업을 수행할 수 있지만, 여러 이해관계자 그룹을 동시에 참여시킬 수 있다는 장점이 있습니다. 이해관계자들은 각자 고유한 전문 지식을 보유하고 있으며, 이는 유의미한 결과를 도출하는 데 도움이 될 수 있습니다.
2. 인터뷰
이해관계자와 일대일 인터뷰를 진행하는 것도 또 다른 효과적인 방법입니다. 이를 통해 불필요한 혼란을 줄일 수 있지만, 인터뷰어는 높은 수준의 기대치를 설정해야 합니다.
3. 설문조사
설문조사는 덜 효과적일 수 있지만 여전히 활용 가능한 방법입니다. 사전에 정의된 선택지를 제공하여 상세한 설문조사를 실시할 수 있습니다. 이 방법은 이해관계자들의 진솔한 의견을 일부 제한할 수 있지만, 다른 방법에 비해 더 많은 옵션을 제공할 수 있다는 장점이 있습니다. 이러한 점을 고려하여 활용해야 합니다.
4. 벤치마킹
진행하려는 프로젝트와 유사한 기존 프로젝트의 범위 결과를 조사하고 분석할 수 있습니다. 이를 통해 모범 사례와 잠재적 어려움을 파악하여 전체 프로세스를 단순화할 수 있습니다. 획기적인 아이디어가 필요하지 않은 경우에도 유용하며, 획기적인 아이디어를 찾는 것을 목표로 삼을 수도 있습니다.
5. 프로토타이핑
프로토타이핑은 매우 흥미로운 방법이지만, 자주 활용되지는 않는 경향이 있습니다. 최종 프로젝트의 모형을 만들고, 이 (이미 작동하는) 프로토타입을 기반으로 요구 사항과 잠재적인 문제를 파악합니다. 이를 통해 프로젝트 시작 전에 직접적인 정보를 얻을 수 있습니다.
6. 작업분류체계(WBS)
WBS는 프로젝트의 작업을 구조화하는 전통적인 방법입니다. 하지만, 이 방법은 프로젝트 시작 시점에 필요한 모든 작업을 미리 알고 예상해야 한다는 단점이 있습니다.
실제로는 이러한 경우는 거의 없으므로, 프로젝트 진행 과정에서 WBS를 업데이트, 재작업하거나 리팩토링해야 하는 경우가 많습니다. 따라서, WBS는 원래의 목적에서 벗어나는 경향이 있습니다. 그럼에도 불구하고, 프로젝트에서 수행될 모든 예상 작업을 나열하여 프로젝트 범위를 정의하는 것은 유효한 방법입니다.
프로젝트 범위가 중요한 이유는?
프로젝트 범위는 프로젝트의 경계를 설정하고, 프로젝트가 제공할 결과물에 대한 기대치를 정의합니다. 프로젝트 범위가 중요한 몇 가지 구체적인 이유는 다음과 같습니다.
1. 명확성
최종 결과물이 어떤 모습일지에 대한 명확한 이해는 필수적입니다. 이러한 비전이 없으면 무엇이 ‘좋은 결과’인지 정확하게 정의하기 어렵습니다.
2. 기대치 설정
범위는 팀, 이해관계자 및 사용자에게 기대치를 설정합니다. 이를 통해 향후 발생할 수 있는 갈등이나 오해를 줄이거나 (최소화) 완전히 제거할 수 있습니다. 또한, 예기치 않은 상황 발생 시 대처 방법을 명확히 합니다.
3. 지침
잘 정의된 프로젝트 범위는 의사결정의 지침을 제공합니다. 궁극적인 목표는 모든 결정이 프로젝트 목표에 부합하도록 하는 것입니다.
또한, 프로젝트가 원래 범위 내에서 진행되고, 범위를 벗어나지 않도록 관리하는 데 도움이 됩니다.
4. 자원 관리
프로젝트 범위는 프로젝트 완료에 필요한 작업과 결과물을 명확히 하여 자원 관리를 효율적으로 수행할 수 있도록 지원합니다. 궁극적으로, 적절한 자원 배분을 보장하는 데 도움이 됩니다.
프로젝트 범위의 구성 요소
프로젝트 범위 설정 방법과 필요성을 이해했다면, 이제 좋은 프로젝트 범위에 포함되어야 하는 구성 요소들을 파악하는 것이 중요합니다.
- 프로젝트 목표
- 프로젝트의 전반적인 목표와 목적, 그리고 프로젝트가 달성해야 할 구체적인 목표를 기술합니다.
- 결과물
- 프로젝트의 최종 결과물로 예상되는 문서, 서비스 또는 완제품 목록을 포함합니다.
- 마일스톤
- 프로젝트 일정 전체에서 중요한 시점 또는 검토 지점을 표시합니다. 이러한 마일스톤을 통해 프로젝트가 계획대로 진행되고 있는지 확인할 수 있습니다.
- 범위 경계
- 범위에 포함되는 내용과 잠재적으로 포함되지 않는 내용을 명확하게 정의합니다. 범위에서 제외되는 항목을 구체적으로 명시하는 것이 좋으며, 일부 이해관계자들이 범위에 포함된다고 오해할 수 있는 항목을 포함하는 것이 특히 중요합니다.
- 가정
- 프로젝트와 관련된 모든 가정을 문서화합니다. 예를 들어, 프로젝트 기간, 마일스톤, 예산 예측 또는 자원 배분 등이 포함될 수 있습니다. 또한, 특정 결과물에 대한 내용 관련 가정도 포함될 수 있습니다.
- 제약 조건
- 프로젝트 진행에 영향을 미칠 수 있는 모든 제약 조건을 여기에 명시합니다.
- 위험 요소
- 프로젝트를 위태롭게 하거나 크게 영향을 미칠 수 있는 잠재적인 위험 요소를 파악합니다. 또한, 이러한 위험을 완화하기 위한 전략을 정의하는 것이 중요합니다.
- 이해관계자
- 프로젝트에 참여하는 모든 주요 이해관계자를 역할과 책임을 명시하여 식별합니다.
- 수용 기준
- 결과물이 성공 또는 완료로 간주되는 시점을 정확하게 정의합니다. 프로젝트 완료를 의미하는 구체적인 조건을 명시해야 합니다.
프로젝트 범위 생성 템플릿
위에 설명된 모든 내용을 통합하여 프로젝트의 전반적인 수명을 정의하는 프로젝트 범위를 성공적으로 생성할 수 있는 템플릿을 구성할 수 있습니다. 다음은 소프트웨어, 앱 또는 웹 개발 프로젝트에 대한 프로젝트 범위 기술서를 작성하는 단계별 가이드입니다.
➡️ 위에 언급된 범위 개발 기술 중 하나를 사용하여 프로젝트 목표를 정의합니다. 전반적인 목표를 설정한 다음, 구체적인 요구 사항으로 세분화합니다. 여기에는 소프트웨어나 웹사이트가 최종 결과물로서 무엇을 달성해야 하는지에 대한 정의가 포함되어야 합니다.
➡️ 제품, 문서, 서비스 또는 프로젝트 성공을 평가하는 데 사용되는 중요한 활동과 같은 프로젝트 결과물을 식별합니다. 여기에는 소프트웨어나 웹사이트의 모든 기능 목록이 포함될 수 있습니다.
➡️ 프로젝트 범위에 포함되는 것과 포함되지 않는 것을 정의하여 프로젝트의 경계를 설정합니다. 여기에는 프로젝트의 제한 사항과 제외 사항을 명확하게 설명해야 합니다.
➡️ 자원, 일정 또는 예산에 대한 가정을 포함하여 프로젝트와 관련된 모든 가정을 식별합니다.
➡️ 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 프로젝트 제약 조건을 정의합니다. 이 부분은 가정과 유사한 영역을 포함할 수 있지만, 이번에는 제한적인 관점에서 고려해야 합니다(사전에 합의된 내용 대신, 특정 상황 발생 시 어떻게 될지 고려해야 합니다).
➡️ 프로젝트 위험 요소와 이를 극복하기 위한 전략을 파악합니다. 위험은 아직 발생하지 않은 문제이므로, 문제가 실제로 발생하기 전에 해결하는 것이 좋습니다.
➡️ 역할과 책임을 포함하여 프로젝트에 참여하는 이해관계자 목록을 작성합니다.
➡️ 프로젝트가 완전하고 성공적인 것으로 간주되기 위해 충족해야 하는 수용 기준을 정의합니다. 이는 프로젝트의 성공적인 결과가 무엇을 의미하는지에 대한 포괄적인 설명입니다.
프로젝트 범위 생성 모범 사례
이 템플릿을 따르는 것 외에도, 이전 프로젝트 경험에서 얻은 교훈을 고려하는 것이 좋습니다. 이는 다음 프로젝트를 위한 완벽한 범위를 구성하는 데 도움이 될 것입니다.
많은 프로젝트가 이미 성공적으로 완료되었으며, 이 주제에 대한 연구도 광범위하게 이루어져 왔습니다. 따라서, 모든 새로운 프로젝트 정의는 성공적이어야 한다고 생각할 수 있습니다.
하지만, 현실은 그렇지 않습니다. 오늘날에도 실패하는 프로젝트가 많이 있습니다. 여러 가지 이유가 있겠지만, 그중 하나는 프로젝트 범위가 불분명하다는 것입니다. 따라서, 신뢰할 수 있는 프로젝트 범위를 만들기 위한 몇 가지 모범 사례를 소개합니다.
1. 이해관계자 참여
가능한 한 빨리 모든 이해관계자를 참여시키십시오. 가정이 적을수록, 실제 사실이 많을수록 프로젝트에 더 도움이 됩니다. 주요 이해관계자의 의견과 요구를 무시하면 프로젝트 진행 과정에서 심각한 문제가 발생할 가능성이 큽니다.
대부분의 문제는 프로젝트 승인 기준 단계에서 드러나기 쉽습니다. 이는 문제를 해결하기에는 최악의 시기이며, 프로젝트 원래 일정 내에서 문제를 처리하기 어려울 수 있습니다.
2. 템플릿과 프로세스 준수
견고하지 않은 프로세스는 혼란과 예측 불가능성을 초래합니다. 프로세스는 프로젝트에 구조를 제공합니다. 템플릿은 결과물에 대한 기대치를 암시적으로 정의하므로, 결과물이 더 빠르게 승인될 가능성이 높아집니다.
3. 구체적이고 측정 가능하게 작성
모든 이해관계자들이 이해할 수 있는 명확한 언어를 사용해야 합니다. 감정적이거나 모호한 표현을 피하고, 구체적인 사실에 기반하여 소통해야 합니다. 문제가 발생했을 때 책임 소재를 회피하는 방식으로 진술을 작성해서는 안 됩니다. 진술이 개방적이고 정직하며 측정 가능하다면 좋은 관계를 유지하는 데 큰 도움이 될 것입니다.
4. 협력적 접근
의사 결정이 필요할 때마다 협력적인 접근 방식을 사용하십시오. 가능한 한 많은 당사자와 이해관계자를 참여시켜 의견을 듣고, 이러한 의견을 바탕으로 결론을 내려야 합니다. 모든 사람의 의견은 중요합니다. 따라서 이해관계자가 당신을 이해하기 전에 먼저 그들을 이해하도록 노력하십시오.
5. 자주 검토 및 업데이트
프로젝트 진행 과정에서 가능한 한 빨리 범위를 수정하고 업데이트해야 합니다. 변화가 늦게 반영될수록, 그 변화가 미치는 영향을 처리하기가 더 어려워집니다. 잠재적인 문제가 스스로 해결되기를 기다리는 것은 결코 좋은 전략이 아니므로, 반대로 적극적으로 대처해야 합니다.
잘 정의된 프로젝트 범위의 이점
위에 언급된 모든 권장 사항을 따르고, 견고한 템플릿과 프로세스를 만들고, 모든 이해관계자를 참여시키고, 체계적으로 프로젝트 범위를 정의했다면, 이러한 노력에서 얻을 수 있는 실제적인 이점은 다음과 같습니다.
첫째, 프로젝트 계획이 크게 개선될 것입니다. 이미 계획에 상당한 시간을 투자했으므로(예: WBS 정의), 프로젝트 중 계획 단계에 더 잘 대처할 수 있을 것입니다.
또한, 내부 팀뿐만 아니라 모든 당사자와 이해관계자 간의 커뮤니케이션이 향상될 것입니다. 모든 사람이 같은 생각을 갖고 있으며, 동일한 목표를 향해 노력하고 있다는 것을 알 수 있습니다. 모든 사람이 동일한 언어로 성공을 정의한다면, 팀 전체가 목표에 대해 동기화되어 있음을 의미합니다.
잘 정의된 프로젝트 범위는 예상치 못한 위험을 줄이는 데에도 큰 도움이 됩니다. 범위 내에서 위험을 정의하고 완화하는 데 더 많은 노력을 기울일수록 예상치 못한 위험 시나리오가 발생할 가능성은 줄어듭니다. 또한, 필요한 경우 프로젝트 계획 변경 사항을 동적으로 실행할 수 있는 역량을 갖추게 됩니다.
다음으로, 자원 관리가 개선됩니다. 잘 짜인 계획은 프로젝트의 각 단계에 적합한 인력을 최적화하여 배분하는 결과를 가져옵니다. 이는 마법이 아니라, 프로젝트 계획이 잘 세워진 결과입니다.
또 다른 직접적인 결과는 이해관계자의 만족도 향상입니다. 사람들은 프로젝트 작업을 즐기게 되고, 자신의 작업이 의미 있다고 느끼기 때문에 프로젝트에 더욱 창의적인 시간을 투자하게 될 것입니다. 프로젝트 범위 정의가 잘못되면 작업에 대한 의미를 찾기 어렵고, 프로젝트에 대한 참여도가 저하될 수 있습니다.
마지막으로, 프로젝트 결과물의 품질이 향상됩니다. 결과는 프로젝트 기간 동안 수행한 활동의 직접적인 결과입니다. 활동에 대한 명확한 계획과 정의가 있다면, 결과물의 품질은 자연스럽게 향상될 것입니다.
결론
이것이 바로 프로젝트 범위를 정의하는 방법입니다. 분명히 이 가이드가 이 작업을 완벽하게 수행하는 데 필요한 전부를 제공하지는 않지만, 올바른 방향을 제시하는 데 중요한 지침이 될 수 있을 것입니다.
다음으로, 프로젝트를 원활하게 시작하기 위한 최고의 프로젝트 헌장 템플릿을 확인해 보세요.