파워포인트 프레젠테이션을 다른 사람에게 이메일로 전송해야 할 때, 그 프레젠테이션이 수정될 가능성이 있다는 점이 우려될 수 있습니다. 물론, 이메일로 전송된 프레젠테이션은 원본의 사본이므로 백업본을 가지고 있는 것과 같아 크게 문제가 되지는 않습니다. 하지만 만약 전송된 프레젠테이션 사본을 누군가가 실수로 혹은 악의적으로 수정할 가능성이 있다면 이야기는 달라집니다. 이때가 바로 파워포인트 프레젠테이션을 수정하지 못하도록 보호해야 할 필요가 있는 순간입니다. 이를 위해 Microsoft Office 제품군에서 제공하는 비밀번호 설정 기능을 활용하거나, 프레젠테이션을 PDF 또는 PPSX 파일 형식으로 저장하는 방법이 있습니다. 이렇게 하면 다른 사람이 프레젠테이션 내용을 볼 수는 있지만, 수정하는 것은 불가능하게 됩니다.
PDF 또는 PPSX 형식으로 저장하기
파워포인트 프로그램 자체 내에서 프레젠테이션을 PDF 또는 PPSX 형식으로 저장할 수 있습니다. 별도의 프로그램이나 추가 기능은 필요하지 않습니다. 프레젠테이션 파일을 열고 ‘파일’ 메뉴에서 ‘다른 이름으로 저장’ 옵션을 선택하기만 하면 됩니다.
저장 위치를 지정한 후, ‘파일 형식’ 드롭다운 메뉴에서 PPSX 또는 PDF를 선택하고 ‘저장’ 버튼을 클릭하면 됩니다. 이렇게 하면 원본 PPTX 파일과는 별도의 파일로 저장됩니다. 원본 PPTX 파일은 여전히 수정 가능하지만, PPSX 또는 PDF 파일은 수정이 불가능합니다. 따라서 다른 사람과 공유할 때는 PPSX 또는 PDF 파일을 공유해야 합니다.
PPSX와 PDF, 어떤 형식을 선택해야 할까?
파워포인트 프레젠테이션을 수정할 수 없도록 저장하는 방법을 알게 되었으니, 이제 어떤 형식을 선택해야 할지 고민해 볼 차례입니다. PDF 형식은 프레젠테이션 슬라이드를 PDF 파일의 페이지처럼 보여줍니다. 슬라이드쇼로 볼 수는 없지만, 내용은 쉽게 읽을 수 있습니다.
반면, PPSX 파일은 파워포인트 프레젠테이션의 슬라이드쇼 형식입니다. 이 파일을 열면 프레젠테이션이 즉시 재생됩니다. 마찬가지로 내용을 쉽게 읽을 수 있지만, 프레젠테이션을 보는 것과 같은 경험을 제공합니다. 파워포인트 프레젠테이션을 열고 슬라이드쇼 버튼을 클릭하는 것과 같은 효과를 낸다고 생각하면 됩니다.
혹시 프레젠테이션 내용이 도용될까 걱정된다면, 내보내기 옵션에서 각 슬라이드를 PNG 이미지로 저장하는 방법도 고려해 볼 수 있습니다. 새 파워포인트 프레젠테이션을 만들고, 각 슬라이드에 PNG 이미지를 삽입한 후, 이를 PPSX 또는 PDF로 저장하는 것입니다. 이렇게 하면 다른 사람이 콘텐츠를 복사하는 것을 어느 정도 막을 수 있습니다. 물론, 여전히 텍스트를 직접 입력하거나 OCR 프로그램을 사용해 복사할 수 있다는 점을 유념해야 합니다.