Microsoft Teams와 Planner의 통합 활용법
Microsoft Teams를 활용하여 팀원들과 원활하게 소통하고 협업하는 경우, 아마도 Planner를 사용하여 업무를 체계적으로 관리하고 있을 것입니다. Teams에서 Planner를 효과적으로 사용하고, 팀 채팅과 함께 작업 내용을 한눈에 확인하는 방법을 알아봅시다.
Microsoft는 Teams를 여러 작업을 통합적으로 관리할 수 있는 ‘단일 창’으로 정의합니다. 이를 위해 Word, Excel, Forms, Sway와 같은 Office 365 (O365) 앱은 물론, 다양한 타사 앱과의 연동을 적극적으로 지원하고 있습니다.
이러한 통합 앱 중 하나가 바로 Microsoft의 할 일 관리 앱인 Planner입니다. 이전에도 Planner에 대해 자세히 다룬 적이 있습니다. Planner는 Outlook과 같은 다른 O365 앱과의 연동성이 뛰어나며, 사용자 친화적인 인터페이스를 갖춘 강력한 업무 관리 도구입니다. Planner는 단독으로 사용해도 유용하지만, 팀원들이 버킷, 담당자, 마감일을 기준으로 업무를 관리할 때 그 진가를 발휘합니다.
만약 협업을 위해 Microsoft Teams를 사용하고, 업무 관리를 위해 Planner를 사용한다면, Teams 내에서 Planner를 연결하여 통합적으로 활용하는 것이 매우 편리합니다. 새로운 계획을 추가하거나 기존 계획을 불러와서 모든 작업들을 한곳에서 관리할 수 있습니다. 또한, Teams 내에서 제공하지 않는 고급 관리 기능을 사용해야 할 경우, Planner 앱으로 직접 이동하여 작업할 수도 있습니다.
Teams 환경을 최대한 활용하려면 웹 앱보다는 클라이언트 앱을 사용하는 것이 좋습니다.
팀에 새로운 계획을 추가하는 방법
Teams는 브라우저와 마찬가지로 탭 개념을 사용합니다. 팀에 새로운 계획을 추가하려면, 먼저 계획을 추가할 채널을 선택하십시오. 채널 탭 오른쪽에 있는 더하기(+) 아이콘을 클릭합니다.
‘탭 추가’ 창이 나타나면, ‘Planner’ 타일을 선택합니다.
Planner 창에서, ‘새 계획 만들기’ 옆의 라디오 버튼을 선택하고, 계획의 이름을 입력합니다. 새로운 계획이 생성되었음을 팀원들에게 알리려면, ‘이 탭에 대한 채널에 게시’ 옆의 확인란을 선택한 후, ‘저장’ 버튼을 누릅니다.
이제 계획이 생성되어 새 탭에 표시됩니다.
계획이 정상적으로 생성되었습니다! 이제 Planner에서와 마찬가지로 작업을 생성하고 담당자를 할당할 수 있습니다.
팀에 기존 계획을 추가하는 방법
기존 계획을 추가하는 과정은 약간 다릅니다. Planner를 통해 직접 생성하거나 Microsoft 365/Office 365 (M365/O365) 그룹에서 생성한 계획은 특정 권한 설정이 적용됩니다. 계획을 보고 편집할 수 있는 사용자가 팀 내에서 다를 수 있으므로, 해당 계획을 팀에 직접 추가하는 것은 불가능합니다.
현재 팀과 계획에 동일한 권한이 있더라도, 권한 관리는 다른 위치에서 이루어집니다. 특정 사용자에게 계획에 대한 권한을 부여한다는 것은 해당 계획이 생성된 전체 M365/O365 그룹에 대한 권한을 부여하는 것과 동일합니다. 따라서 팀에 새로운 멤버가 추가될 때 어떤 권한을 허용해야 할지 예측하기 어렵기 때문에, 팀은 이 상황에서 계획을 직접 통합할 수 없습니다.
하지만 계획을 통합할 수 있는 다른 방법이 있습니다. 바로 링크를 사용하는 것입니다.
Teams와 통합하려는 계획을 엽니다. 계획 상단에 있는 줄임표(…) 아이콘을 클릭한 다음, ‘계획 링크 복사’를 선택합니다.
화면 왼쪽 하단에 작은 배너가 나타나 클립보드에 링크가 복사되었음을 알려줍니다.
이제 Teams를 열고 탭 오른쪽에 있는 더하기(+) 아이콘을 클릭합니다.
‘탭 추가’ 창에서 ‘웹사이트’ 타일을 클릭합니다.
탭 이름을 지정하고, Planner에서 복사한 URL을 붙여넣은 다음, ‘저장’ 버튼을 클릭합니다.
그러면 팀에 계획이 추가됩니다. 처음 이 작업을 수행할 때 O365에 로그인해야 할 수도 있지만, 탭을 열 때마다 다시 로그인할 필요는 없습니다.
새로운 계획을 추가하는 것과는 다르게, 이 방법은 Teams 내에 실제 Planner 웹 페이지를 삽입하는 것입니다. 따라서 이 페이지에서 Planner에서 수행할 수 있는 모든 작업을 그대로 수행할 수 있습니다.
만약 팀원 중 누군가가 O365에 로그인했음에도 불구하고 계획을 볼 수 없다면, 일반적으로 권한이 부여되지 않은 경우입니다. Planner로 이동하여 해당 사용자에게 그룹 구성원 자격을 부여해야 합니다.
팀의 모든 계획 및 작업 보기
여러 개의 계획을 사용하는 것은 유용하지만, 모든 작업을 확인하기 위해 탭 사이를 번갈아 이동하는 것은 번거로울 수 있습니다. 다행히 Teams에는 이러한 불편함을 해소해 줄 수 있는 앱이 있습니다.
사이드바에서 줄임표(…) 아이콘을 클릭합니다. 나타나는 창에서 ‘Planner’를 클릭합니다.
이제 사이드바에 Planner 버튼이 추가되어, 본인이 접근 권한을 가진 모든 계획의 작업들을 한눈에 볼 수 있습니다.
여기서는 Teams와 통합된 계획뿐만 아니라, 본인에게 할당된 모든 계획의 작업들을 확인할 수 있습니다.
다만, 사이드바에서 다른 버튼을 클릭하면 Planner 버튼이 사라집니다. Planner 버튼을 사이드바에 고정하려면, Planner 버튼을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후, ‘고정’을 선택하십시오.
이제 Planner 버튼이 사이드바에 항상 표시됩니다.
Planner에서 할 수 있지만 Teams에서 할 수 없는 작업
만약 기존 계획의 링크를 사용하여 계획을 추가한 경우에는, Planner에서 할 수 있는 모든 작업을 그대로 수행할 수 있습니다. Teams 내에 포함된 실제 Planner 웹 페이지를 보고 있기 때문입니다.
Teams에서 직접 계획을 생성한 경우에도, Planner에서 할 수 있는 대부분의 작업을 계획 내에서 수행할 수 있습니다. 작업 생성, 담당자 할당, 작업 편집, 차트 탭에서 분석 정보 확인, 일정 탭에서 일정 보기 확인 등이 가능합니다.
그러나 다음 작업들을 수행하려면 반드시 Planner 앱으로 이동해야 합니다.
- 즐겨찾기에 계획 추가
- 계획 삭제
- 전체 계획 복사
- Outlook에 표시할 계획 게시
Teams에서 Planner를 열려면, 계획이 포함된 탭의 오른쪽 상단에 있는 지구본 모양 아이콘을 클릭하면 됩니다.
팀 단위로 협업하는 경우에는 Teams와 Planner의 연동이 매우 유용합니다. Microsoft는 이러한 앱들을 통합하여 업무 프로세스를 간소화하기 위해 많은 노력을 기울였습니다. 따라서 계획을 팀에 추가하여 몇 번의 클릭을 줄이고 모든 작업을 한곳에서 관리해 보세요.