이메일들을 거대한 하나의 보관소에 저장할 때, 특정 메시지를 다시 찾아야 하는 상황은 매우 번거로울 수 있습니다. 그래서 사람들은 추가 폴더를 만들기 시작하고, 그 숫자는 점점 늘어나게 됩니다. 이제 폴더 대신 아래에서 소개하는 기술들을 활용하여 효율적으로 이메일을 정리해 보세요.
메시지에 태그를 지정하는 방법과 그 이유
이메일을 효율적으로 관리하는 가장 좋은 방법 중 하나는 바로 보관입니다. 폴더를 만들고 메시지를 옮기는 데 시간을 낭비하지 마세요. 모든 이메일을 하나의 보관 폴더에 저장하세요. 예를 들어 Gmail에서는 ‘보관’ 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다.
하지만 폴더 없이 이메일을 어떻게 쉽게 찾을 수 있도록 정리할 수 있을까요? 바로 태그를 사용하는 것입니다.
폴더 대신 태그를 사용하는 가장 큰 장점은 이메일을 한 가지 폴더에만 넣어야 하는 제약이 사라진다는 점입니다. 예를 들어, 클라이언트 프로젝트에 관한 이메일이 있을 때, 기존 폴더 방식에서는 해당 이메일을 공급업체 폴더, 클라이언트 폴더, 프로젝트 폴더, 또는 학습 폴더 중 어디에 넣어야 할지 고민해야 했습니다. 그러나 태그를 사용하면 이메일에 적절한 태그를 추가하기만 하면, 필요할 때 언제든지 쉽게 다시 찾을 수 있습니다.
만약 폴더 기반 시스템에서 단일 보관소로 전환한다면, 태그 지정은 이후 항목을 찾는 데 있어 매우 중요한 역할을 합니다. 대량으로 태그를 지정할 수 있으므로, 클라이언트별 폴더를 운영했다면, 보관하기 전에 해당 클라이언트의 이름으로 모든 항목에 태그를 지정하여 나중에 쉽게 찾을 수 있습니다.
게다가 태그 지정 기능은 대부분의 최신 이메일 앱에서 쉽게 사용할 수 있습니다. 따라서 폴더를 유지하더라도, 태그를 함께 사용하는 것이 좋습니다.
Outlook의 ‘분류’ 기능
Outlook에서는 태그 지정을 ‘분류’라고 부릅니다. 원하는 만큼의 범주를 만들고 색상을 지정한 후, 이메일, 일정, 작업, 메모, 연락처 등 Outlook의 모든 항목에 적용할 수 있습니다. 이렇게 하면 검색이 쉬워질 뿐만 아니라 Outlook 콘텐츠를 색상별로 구분하여 시각적으로도 쉽게 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트에 대한 범주를 만들고 특정 색상(예: 보라색)을 지정했다면, 해당 범주와 관련된 모든 항목에 태그를 지정할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 보라색 이메일, 일정 이벤트, 작업, 메모 또는 연락처가 해당 프로젝트와 연결되어 있음을 쉽게 알 수 있습니다. 단, Outlook 모바일 앱에서는 아직 범주 기능을 지원하지 않으므로, 웹이나 PC 클라이언트에서 분류를 진행해야 합니다.
이메일을 분류할 때, 모든 이메일을 선택(Ctrl+A 키보드 단축키 사용)한 다음 원하는 범주를 선택하여 하나의 폴더에 있는 모든 항목을 분류할 수 있습니다. 또한 보관 폴더 보기를 변경하여 범주별로 메시지를 그룹화할 수도 있습니다. 이렇게 하면 태그 지정의 장점과 폴더 보기의 장점을 모두 누릴 수 있습니다.
Gmail의 ‘라벨’ 기능
Gmail에서는 태그 지정을 ‘라벨’이라고 부르며, 웹과 모바일 앱 모두에서 사용할 수 있습니다. Outlook과 마찬가지로 원하는 만큼의 라벨을 만들고(이론적으로 5,000개로 제한되지만, 실제로는 거의 발생하지 않음) 라벨에 색상을 지정할 수 있습니다. 특정 기준에 따라 자동으로 이메일에 라벨을 지정하는 필터를 만들 수도 있습니다.
Gmail에서는 폴더를 추가할 수 없기 때문에 라벨은 Gmail 환경의 핵심적인 요소입니다. 라벨을 적극적으로 활용하면 사서함이 훨씬 효율적으로 정리될 것입니다.
Apple Mail의 ‘플래그’ 지정
Apple Mail에서는 태그 지정을 ‘플래그’ 지정이라고 부릅니다. Outlook과 달리, 기존의 7가지 플래그만 사용할 수 있어 자유도가 떨어집니다. 하지만 Apple은 스마트 폴더 기능을 강력하게 지원하고 있습니다. 태그만큼 간단하거나 빠르지는 않지만, 스마트 폴더를 활용하여 이메일을 그룹화할 수 있습니다. 스마트 폴더 기능이 효과적이라는 것을 알고 있지만, 세 가지 이메일 앱 중 Apple Mail은 단일 보관 방법에는 가장 적합하지 않습니다.
이메일 검색 활용
Microsoft Outlook이나 Apple Mail과 같은 이메일 클라이언트, Gmail이나 Yahoo! Mail과 같은 웹 인터페이스, 또는 모바일 메일 앱을 사용하든, 검색 기능은 매우 유용합니다. 대부분의 경우, 이름이나 태그(또는 둘의 조합)로 필요한 이메일을 찾을 수 있습니다. 예를 들어, “Joe BBQ”를 검색하여 Joe가 주최하는 바비큐에 대한 이메일을 찾거나, “Project Alpha”를 검색하여 “Project Alpha” 태그가 지정된 모든 이메일을 찾을 수 있습니다. 하지만, 검색 결과가 너무 많아 이메일을 찾기 어려울 때는 고급 검색 기술을 활용해야 합니다.
Outlook 검색 활용
Outlook의 검색 기능은 예전에는 부족한 부분이 있었지만, 지금은 매우 개선되었습니다. Outlook 클라이언트, 웹 인터페이스, 모바일 앱 모두에서 빠르고 정확하게 검색할 수 있습니다. 특히 클라이언트에는 가장 강력한 검색 도구가 포함되어 있으므로, 복잡한 검색 쿼리가 필요한 경우 클라이언트를 사용하는 것이 좋습니다.
검색 상자는 기본 메일 창 위에 있으며 항상 사용할 수 있습니다.
이전에는 현재 폴더에서 다른 영역으로 검색 위치를 변경하는 방법을 설명했습니다. 받은 편지함에서 메시지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고, ‘관련 항목 찾기’를 선택한 다음, ‘이 대화의 메시지’ 또는 ‘보낸 사람의 메시지’를 선택하여 현재 보낸 사람과 관련된 메시지를 빠르게 찾을 수도 있습니다.
Outlook은 대화 또는 보낸 사람의 이전 이메일을 찾아 보여줍니다.
정기적으로 동일한 검색을 수행하는 경우, 사용자 지정 동적 검색 폴더를 생성하여 매번 같은 검색을 반복하지 않아도 됩니다. 이 기능은 특정 키워드나 크기, 첨부 파일, 또는 범주와 같은 특정 속성을 가진 새로운 이메일을 찾는 데 특히 유용합니다.
더 복잡한 검색을 수행하려면 ‘고급 찾기’ 옵션을 사용할 수 있습니다. 이 옵션은 검색 상자를 클릭하면 나타나는 검색 탭에 있습니다. 검색 탭에서 ‘검색 도구’ > ‘상세하게 찾기’를 클릭합니다.
‘상세하게 찾기’ 패널에서 원하는 검색 기준을 선택할 수 있습니다.
‘추가 선택 항목’ 및 ‘고급’ 탭을 사용하여 더 많은 기준에 접근할 수 있습니다. ‘상세하게 찾기’ 옵션은 매우 다양하며, 존재 여부조차 확실하지 않은 속성을 활용하여 검색할 수 있습니다. 예를 들어, 아래 그림은 선택할 수 있는 ‘고급’ > ‘모든 메일 필드’ 옵션입니다.
‘상세하게 찾기’ 기능을 활용하면 아카이브에서 복잡한 쿼리로도 빠르게 이메일을 검색할 수 있습니다.
Microsoft 이메일 계정을 사용하는 경우 Outlook은 기본적으로 지난 12개월의 이메일만 동기화하지만, 원하는 경우 모든 이메일을 포함하도록 설정할 수 있습니다.
Gmail 검색 활용
Gmail의 검색 기능은 웹 인터페이스와 모바일 앱 모두에서 빠르고 정확합니다. ‘from’, ‘to’, ‘newer_than’, ‘older_than’, ‘label’ 등 다양한 검색 키워드를 활용할 수 있습니다. 이러한 키워드를 모두 외울 필요 없이, 웹 인터페이스에서 제공하는 드롭다운 필터를 사용할 수 있습니다. 이전에 해당 기능에 대해 자세히 설명한 적이 있습니다.
모바일에서도 검색 창에 검색어를 입력하는 것은 동일하지만, 필터 드롭다운 기능은 제공되지 않습니다. 모바일에서 고급 검색 기능이 필요한 경우, gmail.com에 접속하여 이메일을 확인하면 모든 기능을 사용할 수 있습니다. Gmail 검색 연산자에 대한 전체 목록을 참조하세요. 웹 인터페이스와 모바일 앱에서 모두 작동합니다. 이 기능을 마스터하면 Gmail 검색을 능숙하게 사용할 수 있게 될 것입니다.
Apple Mail 검색 활용
Apple Mail에는 Outlook과 같은 고급 검색 기능은 없지만, Spotlight를 사용하여 이메일을 검색할 수 있다는 중요한 장점이 있습니다. Spotlight 사용자라면(사용하는 것이 좋습니다) 여기에서 직접 메일을 검색할 수 있습니다. Outlook의 동적 검색 폴더와 유사한 스마트 메일함을 설정할 수도 있습니다.
태그 지정과 검색을 적절히 활용하면 대부분의 메시지를 매우 빠르게 찾을 수 있습니다. Outlook은 메일뿐만 아니라 모든 항목을 관리하므로 가장 효율적인 태그 지정 기능을 제공하고, Gmail의 검색 기능은 매우 강력합니다. Apple Mail은 이러한 기능에 비해 다소 부족할 수 있지만, 검색 및 자동 필터링 기능은 꽤 좋습니다.
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