정의 및 작동 방식

끊임없이 변화하는 환경 속에서 기업이 생존하고 성장하려면 비즈니스 프로세스 개선(BPI)은 필수적인 요소입니다.

모든 기업은 수많은 비즈니스 절차를 처리해야 하며, 완벽하게 실행되는 프로세스는 없습니다. 항상 시간과 비용을 소모하는 비효율적인 부분이 존재하기 마련입니다.

이러한 비효율적인 프로세스를 개선하고 최적화함으로써 팀이나 고객에게 불편을 초래하는 문제점을 해결할 수 있습니다. 이제 비즈니스 프로세스 개선이 어떻게 작동하고 기업 성장에 어떻게 기여하는지 자세히 알아보겠습니다.

비즈니스 프로세스 개선이란?

비즈니스 프로세스는 기업 운영을 위해 수행하는 일련의 활동입니다. 치열한 경쟁 속에서 기업이 경쟁력을 유지하려면 이러한 프로세스를 지속적으로 개선해야 합니다. 비즈니스 프로세스 개선은 생산성과 효율성을 향상시키기 위해 비즈니스 절차를 꾸준히 최적화하는 활동을 의미합니다.

기업의 비즈니스 프로세스는 크게 세 가지 유형의 활동으로 나눌 수 있습니다.

  • 운영 활동: 제조, 물류, 보고서 작성 등 기업이 매일 수행하는 반복적인 작업입니다.
  • 관리 활동: 예산 책정, 경영, 인사 개발 등 조직 운영을 위한 관리 작업입니다.
  • 지원 활동: 기술 지원, 채용, 회계 등 운영 및 관리를 지원하는 활동입니다.

이러한 모든 활동은 비효율성을 방지하기 위해 정기적인 평가와 개선이 필요합니다. BPI를 통해 기업은 내부 및 외부 이해 관계자의 의견을 반영하여 긍정적인 변화를 지속적으로 만들어낼 수 있습니다.

이러한 개선은 새로운 작업 방식을 도입하거나 기존 프로세스의 문제점을 해결하는 방식으로 이루어집니다. 두 가지 경우 모두 목표는 프로세스를 간소화하고 효율성을 높이는 것입니다.

비즈니스 프로세스 개선의 중요성

어떤 산업 분야에 속해 있든 기업이 경쟁에서 살아남으려면 변화에 적응해야 합니다. 비즈니스 프로세스 개선은 이러한 변화를 가능하게 하는 중요한 도구입니다.

BPI를 통해 기업은 개선이 필요한 영역을 파악하고 제거해야 할 비효율적인 요소를 찾아낼 수 있습니다. 또한 조직이 시스템을 더 잘 이해하고 업계 표준에 발맞춰 발전할 수 있도록 돕습니다.

더 나아가, 생산성, 품질, 고객 관계 및 기술 발전을 개선하기 위한 새로운 시각을 제공합니다.

비즈니스 프로세스 개선은 어떻게 작동할까?

#1. 개선 대상 프로세스 선정

가장 먼저, 개선이 필요한 영역 또는 프로세스를 결정해야 합니다. 기업에는 수많은 비즈니스 프로세스가 있지만, 개선을 위해 반복되는 프로세스를 우선순위로 설정할 수 있습니다.

#2. 프로세스 문제점 파악

선택한 프로세스에 집중하여 제거해야 할 문제점을 정확히 파악해야 합니다. 프로세스 매핑은 전체 작업을 시각화하고 병목 현상을 찾는 것을 의미합니다.

#3. 비즈니스 프로세스 분석

이제 문제점을 분석하여 개선이 필요한 부분을 찾아야 합니다. 담당자에게 관련 질문을 던져 개선 방향에 대한 답변을 얻을 수 있습니다.

#4. 프로세스 재설계

이 단계에서는 프로세스를 개선하기 위해 재설계해야 합니다. 가장 적합한 방법론을 활용하여 식별된 문제점을 해결하고 프로세스를 보다 효율적으로 만들어야 합니다.

#5. 자원 확보

비즈니스 프로세스를 개선하려면 필요한 자원을 확보해야 합니다. 새로운 소프트웨어, 하드웨어 또는 인력 확보를 고려할 수 있습니다. 이러한 모든 사항에 대해 경영진의 승인을 얻어야 합니다.

#6. 새로운 프로세스 테스트

조직에 BPI 시스템을 적용하기 전에 테스트는 필수적인 과정입니다. 모든 워크플로 단계를 꼼꼼히 확인하여 중요한 사항을 놓치지 않도록 해야 합니다. 변경이 필요한 경우 이 단계에서 수정할 수 있습니다.

#7. 개선 방법 구현

성공적인 테스트 및 경영진 승인 후에는 비즈니스 프로세스 개선을 위한 방법론을 구현할 차례입니다. 처음에는 소규모로 시작하여 결과를 확인한 후 점차 범위를 확장할 수 있습니다.

#8. 검토 및 개선

구현 단계에서 작업이 끝나는 것은 아닙니다. 새로운 방법이 프로세스를 실제로 개선하는지 지속적으로 모니터링해야 합니다. 때로는 추가적인 개선이 필요할 수 있으며, 이에 따라 추가 조치를 취해야 합니다.

비즈니스 프로세스 개선 방법

비즈니스 프로세스 및 산업 특성에 따라 다음과 같은 다양한 BPI 방법론을 선택할 수 있습니다.

#1. 애자일(Agile) 방법론

이 방법론은 프로젝트에 엄격한 마감일을 적용하지 않고 반복적인 개선을 허용합니다. 팀 및 고객 피드백을 기반으로 문제를 해결할 수 있으며, 모든 이해 관계자 간의 의사소통과 협업을 향상시킵니다.

#2. 린 제조(Lean Manufacturing)

이 방법론은 낭비를 제거하여 비용을 절감하는 데 초점을 맞춥니다. 제조 산업뿐만 아니라 다른 산업에서도 핵심 원칙을 적용할 수 있습니다. 팀은 구매자의 관점을 이해하고 불필요한 낭비와 중복을 제거해야 합니다.

#3. 식스 시그마(Six Sigma)

데이터와 통계를 활용하여 변동성과 오류를 줄이는 널리 사용되는 접근 방식입니다. 식스 시그마는 DMAIC 및 DMADV 방법론을 사용하여 프로세스를 간소화하고 투자 수익률을 높입니다.

#4. 총체적 품질 경영(TQM: Total Quality Management)

이 방법론을 사용하는 회사는 고객 만족도를 개선하기 위해 전체 팀을 참여시켜야 합니다. 직원들에게 존중받는 환경과 업무 문화를 제공하고 비즈니스 목표를 공유하도록 권장합니다.

#5. 제약 이론(Theory of Constraints)

제약 이론 방법론은 즉각적인 개선이 필요한 경우에 주로 사용됩니다. 프로세스의 병목 현상을 파악하고 제거될 때까지 지속적으로 개선해 나가는 방식입니다.

#6. 카이젠(Kaizen)

이 비즈니스 프로세스 개선 방법론은 간결하고 민첩한 관행에 중점을 둡니다. 프로세스 품질과 생산성 향상을 위해 작업 및 기업 문화를 점진적으로 개선해 나갑니다.

#7. 칸반(Kanban)

칸반은 문제점을 식별하고 병목 현상을 제거할 수 있는 시각적 워크플로 기술입니다. 효율성을 높이고 이니셔티브의 진행 상황을 모니터링하는 데 유용합니다.

#8. 적시 생산(Just-in-Time)

이 방법은 수요에 따라 제품을 생산하여 재고 비용을 최소화하려는 제조 회사에 적합합니다. 정확한 예측과 과도한 작업을 방지하기 위해 칸반 방법론과 함께 사용되는 경우가 많습니다.

#9. 프로세스 매핑

프로세스 매핑은 워크플로를 시각화하는 기술로, 프로세스 개선 계획을 세울 때 유용합니다. 특정 역할이나 비즈니스 목표에 맞게 맵을 개발하는 데에도 활용할 수 있습니다.

#10. PDCA

PDCA 모델은 Plan(계획), Do(실행), Check(검토), Act(개선)의 약자입니다. 카이젠 방법론의 일부로, 조직이 비효율적인 프로세스를 찾는 데 도움이 됩니다.

비즈니스 프로세스 개선의 이점

비즈니스 민첩성 향상

비즈니스 프로세스 개선을 통해 기업은 끊임없이 변화하는 고객 요구에 더 효과적으로 대응할 수 있습니다. 요구 사항 변화에 신속하게 대처하고 프로젝트를 개선할 수 있습니다.

프로세스 가시성 향상

BPI를 구현하려면 전체 워크플로를 시각화해야 합니다. 이를 통해 비즈니스 프로세스를 효과적으로 모니터링하고 각 단계의 효율성을 측정할 수 있습니다.

비용 효율성 증대 💰

비즈니스 프로세스 개선의 주요 목표 중 하나는 병목 현상과 비효율성을 제거하는 것입니다. 불필요한 지출을 파악하고 제거할 수 있으므로 전체 비용을 절감할 수 있습니다.

생산성 향상

프로세스를 효율적으로 만들기 위해 BPI는 워크플로에서 반복적이고 불필요한 작업을 제거합니다. 그 결과 직원 생산성이 전반적으로 향상됩니다.

규정 준수 및 보안 강화

비즈니스 프로세스 개선을 구현한다는 것은 규정을 준수하고 관리되는 작업 환경을 조성하는 것을 의미합니다. 이러한 노력은 기업이 규제 및 보안 요구 사항을 준수하는 데 도움이 됩니다.

고객 및 직원 만족도 향상

효율적인 프로세스는 고객에게 더 나은 가치를 제공하고 고객 만족도를 높이는 데 기여합니다. 또한 불필요한 작업을 제거하여 팀을 더욱 효율적이고 생산적으로 만들 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 개선의 과제

#1. 직원들의 저항

BPI의 가장 큰 어려움 중 하나는 직원들의 저항입니다. 대부분의 사람들은 변화에 반대하고 기존 방식대로 일하는 것을 선호합니다. 따라서 회사는 직원들이 개선의 이점을 이해하도록 도와야 합니다. 그렇지 않으면 개선 노력이 실패로 돌아갈 수 있습니다.

#2. 목표 설정의 어려움

BPI 과정에서 리더십은 명확하고 구체적인 목표를 설정해야 합니다. 명확한 목표 없이는 회사가 나아갈 방향을 제대로 파악하기 어렵습니다. 명확한 목표를 통해 시간과 자원을 어디에 투자해야 할지 알 수 있지만, 목표가 부족하면 비즈니스 프로세스를 효과적으로 개선하기 어려울 수 있습니다.

#3. 시간 부족 ⏲️

프로세스를 개선하려면 충분한 시간이 필요합니다. 많은 기업은 일상적인 업무 때문에 프로세스 개선을 위한 시간을 내기 어렵다고 생각합니다. 하지만 워크플로를 효율화하고 전담 인력을 지정하면 개선 노력을 충분히 추진할 수 있습니다. 계약자나 프리랜서를 고용하여 프로세스를 분석하는 것도 효과적인 대안이 될 수 있습니다.

#4. 신기술 도입

대부분의 비즈니스 프로세스 개선에는 기존 시스템을 버리고 새로운 기술을 채택하는 과정이 포함됩니다. 많은 회사들은 이것을 매우 어렵다고 생각합니다. 비용 부담 외에도 직원들이 새로운 기술에 익숙해지도록 교육하는 과정도 필요합니다.

학습 자료

비즈니스 프로세스 개선의 기초: Udemy

이 과정은 BPI에 필요한 프레임워크와 단계를 가르칩니다. 비즈니스 프로세스를 목표에 맞추고 실용적인 개선 솔루션을 찾는 방법도 다룹니다.

또한, 다양한 도구를 사용하여 새로운 비즈니스 프로세스를 만들고 목표를 측정하는 기술을 배울 수 있습니다.

효과적인 비즈니스 프로세스 개선: Udemy

이 과정은 조직 프로세스 재설계에 도움이 되는 비즈니스 프로세스 개선의 영향을 알려줍니다.

BPI 모델 개발, 프로젝트 구현 및 진행 상황 측정에 대해 설명하며, 2.5시간 분량의 주문형 비디오와 수료증이 제공됩니다.

비즈니스 프로세스 개선

이 책은 서비스 산업에서 품질 개선 기술을 적용하는 방법을 소개합니다.

BPI를 시작하는 데 필요한 모든 정보를 제공합니다. BPI를 위한 팀 구성 및 교육, 프로세스 간소화, 시간 단축, 진행 상황 추적 방법 등을 배울 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 개선 도구 상자

이 책은 일관된 BPI 시스템 개발에 대한 실용적이고 포괄적인 통찰력을 제공합니다.

성능 측정을 사용하여 BPI 모델을 설명하고 적절한 도구를 소개합니다. 또한 이러한 도구를 사용하는 방법을 배우고 구현을 위한 몇 가지 템플릿을 얻을 수 있습니다.

마무리

비즈니스 프로세스 개선 없이는 경쟁에서 살아남기 어렵습니다. 자신의 약점과 비효율성을 파악하고 개선을 위한 새로운 방법을 도입해야 합니다.

지금까지 비즈니스 프로세스 개선에 대한 유용한 정보와 학습 자료를 살펴보았습니다. 충분한 지식을 바탕으로 비즈니스를 한 단계 더 발전시킬 수 있기를 바랍니다.

추가적으로 비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어에 대해서도 알아보시면 좋습니다.