엑셀은 데이터를 다루는 데 있어 많은 사람들이 선호하는 도구입니다. 특히 코딩을 모르는 사람들에게는 필수적인 존재입니다. 코딩을 할 줄 아는 사람들은 엑셀의 열, 행, 수식 등에 대해 크게 걱정할 필요가 없지만, 대부분의 직장인, 특히 관리 직책에 있는 사람들에게 엑셀은 업무에서 빼놓을 수 없는 중요한 도구입니다. 하지만 엑셀을 처음 접하는 사람들은 종종 어려움을 느끼곤 합니다. 엑셀을 제대로 활용하면 시간별 기록을 자동으로 관리하고, 재고를 효율적으로 파악하며, 설문 조사 결과를 정리하는 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다. 여기서는 엑셀 초보자도 쉽게 익힐 수 있는 5가지 기본 기능을 소개합니다.
자동 완성 시리즈 및 수식 자동 채우기
데이터, 특히 긴 데이터 세트를 입력하는 것은 시간이 많이 걸릴 뿐만 아니라 실수가 발생하기 쉽습니다. 엑셀은 이러한 불편함을 줄이기 위해 텍스트를 예측하고 자동으로 채워주는 기능을 제공합니다.
예를 들어, 연속된 일련번호나 직원 ID를 입력할 때, 처음 몇 개의 숫자를 입력한 후 해당 셀들을 선택합니다. 커서를 마지막 셀의 오른쪽 하단으로 이동하면 검은색 더하기 기호로 바뀝니다. 이 상태에서 드래그하면 엑셀이 자동으로 값을 증가시켜 채워줍니다. 이 기능은 수식을 복사할 때도 유용합니다. 수식에서 참조하는 셀이 자동으로 업데이트되어, 매번 수식을 수정할 필요가 없습니다.
자동 채우기
자동 채우기 기능은 데이터를 입력할 때 활성화됩니다. 현재 입력하는 데이터가 같은 열의 이전 셀에 이미 입력된 적이 있다면, 엑셀은 자동으로 해당 데이터를 채워줍니다. 이 기능을 활용하면 반복적인 입력을 줄일 수 있습니다.
데이터 스마트 정렬
엑셀은 데이터를 알파벳순으로 정렬하는 기능을 제공합니다. 하지만 초보자는 인접한 열의 데이터가 함께 정렬되지 않을까 걱정할 수 있습니다. 예를 들어, 이름, 부서, 주소, 전화번호, 혈액형이 각각 다른 열에 있을 때 이름을 기준으로 정렬하면 다른 정보들도 함께 정렬되어야 합니다. 엑셀은 이러한 상황을 고려하여, 정렬 시 인접 열의 데이터도 함께 정렬할지 여부를 묻습니다. 따라서 한 열을 알파벳순으로 정렬하면서 다른 열의 데이터도 올바르게 유지할 수 있습니다. 이 스마트 정렬 기능은 다양한 데이터 유형과 규칙에 적용됩니다.
데이터를 정렬할 때, 엑셀은 사용자가 선택한 범위를 확장하여 인접한 열의 데이터까지 포함할 수 있도록 묻습니다. 이 기능을 통해 한 열을 기준으로 정렬하면서 다른 열의 데이터도 그에 맞춰 함께 재배열할 수 있습니다. 이는 데이터를 일관성 있게 관리하는 데 매우 유용합니다.
행/열 데이터 변환
때로는 데이터가 분석하기에 적합한 형식이 아닐 수 있습니다. 데이터를 행에서 열로, 또는 열에서 행으로 변환해야 할 경우가 있습니다. 이때 ‘붙여넣기 옵션’의 ‘행/열 바꿈’ 기능을 사용하면 데이터를 일일이 복사하여 붙여넣을 필요 없이 간단하게 변환할 수 있습니다.
먼저, 복사할 데이터 범위를 선택하고 복사합니다. 그리고 붙여넣을 위치의 첫 번째 셀을 선택한 후, 붙여넣기 옵션에서 ‘행/열 바꿈’을 선택합니다. 그러면 행 데이터가 열 데이터로, 열 데이터가 행 데이터로 바뀝니다.
이름과 성 분리
엑셀 2013 이상 버전에서는 ‘자동 채우기’ 기능이 더욱 스마트해졌습니다. 예를 들어, 이름과 성이 하나의 열에 같이 있는 경우, 다음 열에 이름을 입력하면 엑셀은 그 패턴을 학습하여 나머지 셀에 이름을 자동으로 채워줍니다. 이전 버전에서는 복잡한 함수를 사용해야 했던 작업이 이제는 매우 간단해졌습니다. 이름과 성을 분리하는 것 외에도, 이 기능은 다양한 종류의 데이터를 처리하는 데 유용하게 활용할 수 있습니다.
이 기능을 사용하려면 먼저 이름과 성이 함께 있는 열 옆에 빈 열을 만듭니다. 그리고 해당 빈 열에 처음 몇 개의 데이터에 대해 이름만 따로 입력합니다. 엑셀은 이 패턴을 인식하고 나머지 데이터에 대해 자동으로 이름을 분리하여 채워줍니다. 엔터를 누르면 됩니다. 이 기능은 다양한 데이터 형식에 적용 가능하며, 데이터 정리 작업을 매우 효율적으로 만들어줍니다.
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