인류는 문자를 창조한 직후, 자신을 증명하기 위한 서명을 고안했습니다. 이 서명의 목적은 글쓴이의 신원을 확인하고, 필요한 경우 연락처를 제공하는 것이었습니다. 이러한 전통은 오늘날 이메일 세계에도 이어져 왔습니다. 많은 사람이 이메일 서명 설정을 필수라기보다 하나의 관습으로 여기지만, 시간이 흐르면서 이 서명은 중요한 기능을 담당하게 되었습니다. 이메일 서명은 단순한 이름 외에도 직책, 연락처, 소셜 미디어 링크, 개인 웹사이트 주소 등 다양한 추가 정보를 포함할 수 있습니다. 이제 iPhone, Android 스마트폰, Windows PC 및 macOS에서 이메일 서명을 설정하는 방법을 알아보겠습니다.
Gmail
Gmail은 사용자가 가장 많이 이용하는 이메일 서비스 중 하나이지만, 서명 설정 메뉴가 다소 숨겨져 있습니다. 웹에서 설정한 서명은 모바일 앱에서 별도로 설정해야 할 수도 있습니다. 아래에서는 웹, Android 앱, iOS 앱에서 Gmail 서명을 설정하는 방법을 자세히 안내합니다.
웹 버전
Gmail 웹사이트에 로그인하면 받은 편지함 화면이 나타납니다. 오른쪽 상단에 있는 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고, 드롭다운 메뉴에서 ‘설정’을 선택합니다.
‘일반’ 탭으로 이동하여 아래로 스크롤하면 ‘서명’ 섹션을 찾을 수 있습니다. 여기서 서명을 설정하거나, 서명이 없도록 설정할 수도 있습니다. Gmail에서는 서명에 링크를 추가하고 다양한 색상과 텍스트 스타일을 활용할 수 있는 서식 있는 텍스트를 지원합니다. 다만 가독성을 위해 단일 글꼴과 색상을 사용하는 것이 좋습니다.
Android Gmail 앱
Android Gmail 앱에서 서명을 설정하는 방법은 웹 버전과 거의 같습니다. Gmail 앱을 실행하고, 왼쪽 상단의 햄버거 아이콘을 탭하여 탐색 메뉴를 엽니다. 메뉴에서 ‘설정’을 선택합니다.
이메일 주소를 탭하면 추가 설정 메뉴로 이동합니다.
화면 맨 아래로 스크롤하여 ‘서명’을 선택합니다. 안타깝게도 Android 앱에서는 텍스트 서명만 지원하며, 하이퍼링크나 이미지를 추가할 수 없습니다.
iOS Gmail 앱
iOS Gmail 앱에서 이메일 서명을 설정하는 과정은 Android 앱과 매우 유사합니다. 앱을 실행하고 왼쪽 상단에 있는 햄버거 아이콘을 탭합니다.
메뉴에서 ‘설정’을 찾아 탭합니다.
이메일 주소를 선택합니다.
‘서명 설정’을 탭하고 서명을 추가한 후 저장하면 완료됩니다. iOS Gmail 앱 역시 하이퍼링크나 이미지 추가를 지원하지 않으므로, 이러한 기능이 필요하다면 다른 이메일 클라이언트를 사용하는 것을 고려해야 합니다.
Windows 메일
Windows 메일은 Windows 8 이상 버전의 기본 이메일 클라이언트입니다. 깔끔하고 단순한 디자인에도 불구하고 강력하고 다양한 기능을 제공합니다. 서명을 설정하려면, 메일 앱을 실행하고 왼쪽 메뉴 하단에 있는 설정 아이콘(톱니바퀴 모양)을 클릭합니다.
화면 오른쪽에 설정 패널이 열립니다. 패널에서 ‘서명’을 클릭합니다.
이제 서명을 적용할 계정(또는 여러 계정)을 선택합니다. 여기서는 서명에 하이퍼링크를 추가할 수 있지만, 이미지나 글꼴을 변경하는 기능은 지원되지 않습니다.
Microsoft Outlook
Outlook은 사실상 이메일 클라이언트의 표준이라고 할 수 있습니다. 업무 환경에서 주로 사용되는 플랫폼으로, 서명은 매우 다양하게 설정할 수 있습니다. Outlook에서 제공하는 기능을 충분히 활용하되, 과도한 색상 사용이나 다양한 글꼴 사용은 피하는 것이 좋습니다.
Outlook에서 이메일 서명을 설정하려면, 파일 > 옵션 메뉴로 이동합니다.
그러면 Outlook 옵션 창이 나타나며, 여기서 서명을 추가하거나 수정할 수 있습니다.
창에서 ‘메일’ 탭을 선택하고, ‘메시지 작성’ 섹션에서 ‘서명’ 버튼을 클릭합니다.
이제 원하는 대로 서명을 만들 수 있습니다. Outlook에서는 각 계정에 대해 다른 서명을 설정할 수 있습니다.
여기서는 모든 글꼴과 색상을 사용할 수 있으며, 이미지나 위젯을 추가하여 서명을 꾸밀 수도 있습니다. 하지만 다른 앱이나 클라이언트와는 다르게 작동할 수 있다는 점에 유의해야 합니다.
또는 ‘새 메일’을 작성한 다음 ‘서명’ 드롭다운 메뉴에서 ‘서명’을 클릭하여 동일한 서명 메뉴에 접근할 수도 있습니다.
서명을 선택할 때, 새로운 메시지와 답장/전달 메시지에 대해 각각 기본 서명을 설정해야 합니다. 그렇지 않으면 서명이 자동으로 추가되지 않습니다.
Mozilla Thunderbird
Mozilla Thunderbird는 강력한 오픈 소스 이메일 클라이언트입니다. 커뮤니티 기반으로 개발되었기 때문에 사용자에게 익숙하지 않은 몇 가지 특징이 있을 수 있습니다. 하지만 사용자는 다양한 맞춤 설정을 통해 Thunderbird를 편리하게 이용할 수 있습니다. 이메일 서명 설정도 그중 하나입니다.
상당히 직관적인 방법으로 서명을 설정할 수 있습니다. 메뉴 모음에서 ‘도구’를 클릭합니다. 만약 메뉴 모음이 보이지 않는다면 ‘Alt’ 키를 누르면 나타납니다.
‘도구’ 메뉴에서 ‘계정 설정’을 선택하고 이메일 주소를 클릭합니다. 서명을 추가할 수 있는 화면으로 이동합니다. Outlook과 마찬가지로, 여기에서 거의 모든 요소를 추가할 수 있습니다. 다만 다른 곳에서 작성한 내용을 복사하여 붙여넣어야 합니다. HTML에 대한 지식이 있다면 HTML 태그를 사용하여 서명을 사용자 정의할 수 있고, HTML 문서 전체를 가져올 수도 있습니다.
iOS 메일
iOS 기본 메일 앱은 macOS 버전과 거의 동일할 정도로 강력하며, 모바일 환경에서 웹 기반 솔루션보다 뛰어난 기능을 제공합니다. iOS 메일 앱에서 이메일 서명 설정을 변경하려면 설정 앱에서 ‘Mail’을 선택합니다.
페이지 하단으로 스크롤하면 기본 서명을 수정할 수 있는 영역을 확인할 수 있습니다. 아쉽게도 하이퍼링크는 지원되지 않습니다.
macOS 메일
macOS 기본 메일 앱은 강력한 이메일 클라이언트입니다. MS Outlook만큼 다양하지는 않지만, 여전히 많은 장점을 제공합니다. macOS 메일 앱의 서명은 Outlook처럼 다양한 사용자 정의를 할 수 있습니다.
Mail 앱에서 서명을 설정하려면, 환경설정으로 이동합니다. 설정 창에서 ‘서명’ 탭을 선택합니다. 추가(+) 버튼을 클릭하고 오른쪽 창에서 서명을 작성합니다. 서명 이름을 지정하여 여러 서명을 쉽게 구분할 수 있습니다.
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