이메일은 일반적으로 이메일 프로그램 내에 저장되지만, 때로는 오프라인 백업을 위해 이메일 사본을 하드 드라이브에 저장해야 할 필요가 있습니다. 이메일을 항상 안전하게 접근하고 사용할 수 있도록 하드 드라이브에 저장하는 방법을 알아보겠습니다.
Gmail 이메일 저장하기
Gmail에서 이메일을 저장하려면, 먼저 해당 이메일을 열고, 오른쪽 상단에 위치한 점 세 개 아이콘을 클릭합니다. 이 아이콘은 “답장” 버튼 옆에 있습니다.
팝업 메뉴가 나타나면, “메시지 다운로드” 옵션을 선택합니다.
다운로드된 이메일은 .eml 형식으로, 기본 다운로드 위치에 저장됩니다. 이 파일은 다양한 이메일 클라이언트나 웹 브라우저에서 열람할 수 있습니다. 하지만 Gmail은 여러 이메일을 한 번에 다운로드하는 기능을 제공하지 않으므로, 많은 이메일을 저장해야 할 경우 Google 테이크아웃 서비스를 활용하여 데이터를 저장해야 합니다.
Microsoft Outlook 이메일 저장하기
Outlook 클라이언트에서 이메일을 저장하려면, 저장하려는 이메일을 열고 상단 메뉴에서 “파일”을 클릭합니다.
다음으로 “다른 이름으로 저장” 버튼을 클릭합니다.
저장할 위치를 선택한 후 “저장” 버튼을 누르면 이메일이 저장됩니다.
저장된 이메일은 .msg 형식으로 저장되며, 이 파일은 Outlook에서만 열 수 있습니다. 여러 이메일을 저장하고자 할 때는, Outlook에서 이메일을 선택하여 Windows 탐색기의 원하는 폴더로 끌어다 놓는 것이 더 편리합니다.
Outlook 웹 앱에서는 이메일을 직접 다운로드하는 기능이 없습니다. 따라서, 이메일 자체보다는 이메일의 내용을 보관하고 싶다면, Outlook 웹 앱에서 이메일을 PDF 파일로 인쇄하여 하드 드라이브에 저장하는 방법을 활용할 수 있습니다. 이 방법은 Windows (Windows 8 이상)와 Mac 운영 체제 모두에서 내장된 ‘PDF로 인쇄’ 기능을 통해 가능합니다.
Outlook 웹 앱에서 이메일을 열고, 오른쪽 상단의 점 세 개 아이콘을 클릭한 후 “인쇄”를 선택합니다.
나타나는 창에서 “인쇄” 버튼을 클릭합니다.
인쇄 설정 대화 상자에서 “PDF로 인쇄” 옵션을 선택합니다.
Windows 장치 기준으로 설명되었지만, Mac에서도 동일한 과정을 통해 이메일을 PDF 파일로 저장할 수 있습니다. 이메일은 PDF 형식으로 저장되며, 사용자가 지정한 저장 위치에 저장됩니다.
Apple Mail 이메일 저장하기
Apple Mail에서 이메일을 저장하려면, 이메일을 열고 상단 메뉴에서 ‘파일’ > ‘다른 이름으로 저장’을 선택합니다.
나타나는 패널에서 필요에 따라 이메일 이름을 변경하고, 저장할 위치를 선택한 후 “저장” 버튼을 클릭합니다.
기본적으로 이메일은 .rtf (서식 있는 텍스트 형식) 파일로 저장됩니다. 저장 시 “원시 메시지 소스” 또는 “일반 텍스트” 옵션을 선택하여 다른 형식으로 저장할 수도 있습니다.
Outlook과 마찬가지로, Apple Mail에서도 이메일을 드래그 앤 드롭 방식으로 저장할 수 있습니다. 여러 개의 이메일을 한 번에 저장하고 싶을 때, 해당 이메일을 모두 선택한 후 원하는 저장 위치로 끌어서 놓으면 편리하게 저장할 수 있습니다.