Slack과 같은 협업 도구들이 널리 사용됨에도 불구하고, 이메일은 여전히 우리의 일상에서 중요한 부분을 차지하며 때로는 그 양에 압도될 수 있습니다. Outlook에서 이메일을 효율적으로 관리하는 방법 중 하나는 특정 조건에 따라 자동으로 지정된 폴더로 이메일을 분류하는 것입니다.
이를 위해 Outlook의 규칙 기능을 활용할 수 있습니다. 규칙은 이메일이 도착하거나 발송될 때 자동으로 실행되어 미리 설정된 작업을 수행합니다.
규칙을 설정하는 방법은 두 가지가 있습니다. 첫 번째 방법은 간단하며, 특정 이메일 주소에서 오는 이메일을 분류할 때 유용합니다. 예를 들어, 티켓 시스템이나 알림 시스템처럼 항상 동일한 주소에서 발송되는 이메일에 적합합니다.
두 번째 방법은 조금 더 복잡하지만, 특정 도메인에서 오는 모든 이메일 또는 여러 조건을 설정해야 할 때 유용합니다. 예를 들어, 회사 내 모든 직원의 이메일을 한 폴더로 모으거나, 다양한 조건을 결합하여 이메일을 분류할 수 있습니다.
간단한 규칙 설정 방법
간단한 규칙을 설정하려면 Outlook 받은 편지함에서 규칙을 적용할 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후, ‘규칙’ > ‘규칙 만들기’를 선택합니다.
‘규칙 만들기’ 창이 나타나면, 이메일 발신자 이름 옆의 확인란을 선택합니다. 이렇게 하면 해당 주소에서 오는 모든 이메일에 규칙이 적용됩니다. 다음으로, “항목을 폴더로 이동:” 확인란을 클릭합니다.
새 창에서 이메일을 이동할 폴더를 선택하거나, ‘새로 만들기’를 클릭하여 새 폴더를 만들 수 있습니다. 폴더를 선택한 후 ‘확인’을 클릭합니다.
규칙 설정이 완료되었으면 ‘확인’을 클릭합니다.
확인 대화 상자가 나타나면 “현재 폴더에 있는 메시지에 대해서도 규칙 실행” 확인란을 선택하고 ‘확인’을 클릭합니다.
이제 해당 주소에서 오는 모든 이메일은 지정한 폴더로 자동 이동됩니다.
더 복잡한 규칙 설정 방법
더욱 상세한 규칙을 설정하려면 ‘홈’ 탭에서 ‘규칙’ > ‘규칙 및 경고 관리’를 클릭합니다.
‘규칙 및 경고’ 창이 열리면 ‘새 규칙’을 클릭합니다.
‘규칙 마법사’ 창에서 “빈 규칙에서 시작” 섹션에서 “받은 메시지에 규칙 적용”을 선택하고 ‘다음’을 클릭합니다.
규칙을 적용할 조건을 선택합니다. 여기서는 @wdzwdz.com 도메인에서 오는 모든 이메일에 규칙을 적용해 보겠습니다.
“보낸 사람 주소에 특정 단어 포함”을 선택하고, 하단의 텍스트 상자에서 ‘특정 단어’를 클릭합니다.
열린 창에 규칙을 적용할 도메인(예: @acmeanvils.com)을 입력하고 ‘추가’를 클릭합니다.
여러 항목을 추가할 수 있습니다. 예를 들어, 중요한 고객의 이메일 주소를 모두 추가할 수 있습니다. 완료되면 ‘확인’을 클릭합니다.
규칙 마법사에 선택한 이메일 도메인이 표시됩니다. 필요한 경우 클릭하여 수정할 수 있습니다. 조건이 설정되면 ‘다음’을 클릭합니다.
이제 이메일을 이동할 폴더를 선택합니다. “지정된 폴더로 이동”을 선택하고 하단의 텍스트 상자에서 ‘지정됨’을 클릭합니다.
새 창에서 이메일을 이동할 폴더를 선택하거나, ‘새로 만들기’를 클릭하여 새 폴더를 생성할 수 있습니다. 폴더를 선택한 후 ‘확인’을 클릭합니다.
규칙 마법사에 선택한 폴더가 표시됩니다. 올바른 폴더가 맞는지 확인하고, 필요한 경우 수정 후 ‘다음’을 클릭합니다.
필요에 따라 예외를 지정할 수 있습니다. 추가하지 않으려면 ‘다음’을 클릭합니다.
규칙 이름을 입력하고 “받은 편지함에 있는 메시지에 대해서도 지금 규칙 실행”을 선택한 후 ‘마침’을 클릭합니다.
이제 규칙이 완성되었으며 ‘규칙 및 경고’ 창에 나타납니다. ‘적용’을 클릭하여 규칙을 활성화합니다.
규칙이 적용되면 지정한 조건을 충족하는 모든 이메일은 지정된 폴더로 이동됩니다. Outlook 클라이언트에서 설정한 규칙은 Outlook 웹 앱에도 동기화되어 적용됩니다.