이메일 처리 방식을 ‘한 번에 처리하기(Only Handle It Once)’ 원칙에 따라 정리할 때, 일부 이메일은 즉시 해야 할 작업으로 전환해야 할 필요가 있습니다. 이때, 다른 이메일들을 처리하면서도 효율적이고 빠르게 작업을 생성하는 방법을 알아보겠습니다.
쉽고 빠른 방법
받은 편지함은 그저 이메일 보관 장소가 아닌, 처리해야 할 목록이 쌓이는 곳이기도 합니다. 이메일을 받은 편지함에 그대로 두는 것이 쉬울 수 있지만, 그렇게 되면 실제로 완료해야 할 작업들은 수많은 이메일 더미 속에 파묻히게 됩니다.
사람들이 이 부분에서 어려움을 겪는 이유는 이메일을 수동으로 작업으로 전환하는 과정이 복잡하기 때문입니다. 보통 다음과 같은 단계를 거치게 됩니다.
- 사용하는 할 일 관리 앱을 엽니다.
- 새로운 작업을 생성합니다.
- 이메일에서 필요한 부분을 복사하여 새 작업에 붙여넣습니다.
- 우선순위, 마감일, 색상 코드 등 세부 정보를 설정합니다.
- 새 작업을 저장합니다.
- 이메일을 보관하거나 삭제합니다.
할 일 목록에 하나를 추가하는 데 이렇게 6단계나 필요합니다. 이런 복잡한 과정 때문에 받은 편지함에 이메일이 계속 쌓이는 것은 당연합니다. 만약 이 단계를 4단계, 혹은 3단계로 줄일 수 있다면 어떨까요? 가능합니다! 그 방법을 알려드리겠습니다.
이메일 클라이언트별 작업 생성 기능 비교
이메일 관리에는 다양한 클라이언트가 사용되며, 당연히 일부는 작업 생성 기능에 더 뛰어납니다.
웹 클라이언트의 경우, Gmail은 작업 관리를 매우 효과적으로 처리합니다. 내장된 작업 애플리케이션을 통해 이메일을 쉽게 작업으로 전환할 수 있으며, 마우스 없이 키보드 단축키만으로도 작업 생성이 가능합니다. 데스크톱 클라이언트 사용을 선호하지 않는다면 Gmail이 좋은 선택입니다.
Windows 데스크톱 클라이언트에서는 Outlook이 뛰어납니다. Thunderbird도 자체 작업 관리 기능을 제공하지만, Outlook은 더욱 세련되고 다양한 타사 앱과의 연동도 가능합니다. Outlook을 사용할 수 없다면 Thunderbird도 좋은 대안이지만, 이미 다른 할 일 관리 앱을 사용하고 있다면 Thunderbird는 큰 도움이 되지 않을 수 있습니다.
Mac 환경에서는 조금 다릅니다. Apple Mail은 Gmail이나 Outlook만큼 작업 관리가 효율적이지 않습니다. 데스크톱 클라이언트에서 작업을 관리하고 싶다면 Mac용 Thunderbird가 좋은 선택일 수 있습니다. 또는 타사 할 일 관리 앱으로 이메일을 보내 관리할 수도 있습니다.
모바일 앱의 경우, Gmail과 Outlook은 거의 비슷한 기능을 제공합니다. 웹이나 데스크톱 버전처럼 직접적인 작업 생성 도구는 없지만, 타사 앱으로 작업을 전달하는 기능은 모두 갖추고 있습니다. 예를 들어, Trello에서 작업을 관리하고 Gmail이나 Outlook 클라이언트에 해당 추가 기능을 설치하면, 모바일 앱에서도 동일하게 사용할 수 있습니다. 또한 Outlook에 추가 기능을 설치하면 데스크톱 클라이언트, 모바일, 웹 앱에 자동으로 적용됩니다.
iPhone 사용자가 Apple Mail을 고집한다면 모바일 앱에서 얻을 수 있는 이점이 많지 않습니다. Gmail이나 Outlook 클라이언트를 사용할 수 있지만, 휴대폰에서 Mac으로 작업을 동기화하는 것은 쉽지 않습니다.
Gmail과 Outlook이 이 분야에서 핵심적인 역할을 하므로 이 둘에 집중하겠습니다. 작업 생성 기능이 뛰어난 다른 클라이언트를 사용하고 있다면 댓글로 알려주시면 살펴보겠습니다.
Gmail에서 작업 생성하기
Google은 Gmail에 ‘Tasks’라는 내장된 애플리케이션을 제공합니다. 모바일 앱에서 몇 가지 추가 사용자 정의 옵션이 있지만, 기본적으로 간단한 할 일 목록 관리자입니다. Gmail 받은 편지함과 긴밀하게 연동되는 간단한 도구를 찾고 있다면 Tasks가 좋은 선택입니다. 이메일을 작업으로 전환하는 것은 매우 쉽습니다. 이메일을 연 상태에서 작업 표시줄의 ‘더보기’ 버튼을 클릭하고 ‘작업에 추가’를 선택하면 됩니다.
단축키 사용자라면 Shift+T 키를 눌러도 동일한 작업을 수행할 수 있습니다. 작업 앱이 사이드바에 나타나면서 새로운 작업이 표시됩니다.
마감일, 추가 세부 정보 또는 하위 작업을 추가하려면 작업 편집 아이콘을 클릭합니다.
변경 사항은 자동으로 저장되므로 따로 저장할 필요가 없습니다. 작업이 완료되면 받은 편지함에서 보관 버튼을 클릭하거나 키보드 단축키 ‘e’를 사용하여 이메일을 보관 처리합니다.
정리하자면, 다음과 같이 세 단계로 간단하게 정리할 수 있습니다.
- ‘작업에 추가’ 옵션 클릭 (또는 Shift+T 단축키 사용).
- 마감일, 추가 세부 정보 또는 하위 작업 설정.
- 이메일 보관 (또는 삭제).
추가적으로, 크롬을 설정하여 새 탭을 열 때마다 할 일 목록이 표시되도록 할 수 있습니다. Tasks는 iOS 및 Android 앱도 지원합니다. 웹 앱과 마찬가지로 모바일 앱에서도 작업을 쉽게 생성할 수 있습니다. 메일 상단의 점 세 개를 클릭하고 ‘작업에 추가’를 선택하면 됩니다.
그러면 즉시 새 작업이 생성됩니다.
Google Tasks가 제공하는 기능이 부족하거나 이미 다른 할 일 관리 앱에 익숙하다면, Gmail 추가 기능들을 이용할 수 있습니다. Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello 등 인기있는 할 일 관리 앱용 추가 기능이 있습니다(Microsoft To-Do 또는 Apple 알림은 제외).
Gmail 추가 기능 설치 방법, 특히 Trello 추가 기능 설치 방법에 대해서는 이미 자세히 다룬 적이 있습니다. 각 추가 기능마다 다양한 옵션을 제공하지만, 대부분 선택한 이메일에서 직접 작업을 추가할 수 있도록 해줍니다. 할 일 목록 추가 기능은 웹 및 모바일 앱과 자동으로 동기화되므로 편리하게 사용할 수 있습니다. 작업과 마찬가지로 Gmail 모바일 앱에서도 추가 기능에 접근할 수 있습니다.
Outlook에서 작업 생성하기
Outlook에는 기본으로 ‘작업’ 앱이 제공되며, Office 365 웹 앱에서도 이용할 수 있습니다. 2015년으로 돌아가 보면 상황이 조금 복잡해집니다. 마이크로소프트가 Wunderlist를 인수했습니다. 인기 있는 할 일 관리 앱이었죠. 이후 Microsoft는 지난 4년간 새로운 Office 365 웹 전용 앱인 Microsoft To-Do로 전환해 왔습니다. 결국 Outlook의 기본 작업 기능도 이 앱으로 대체될 예정입니다.
하지만 현재로서는 Outlook 작업 기능이 여전히 유효하며, 마이크로소프트에서 날짜나 Outlook 버전 변경에 대한 구체적인 계획을 밝히지 않았습니다. 만약 O365를 사용하고 있다면, Outlook 작업에 추가한 모든 작업이 Microsoft To-Do에도 표시될 것입니다. Microsoft To-Do는 아직 작업에 추가할 수 있는 모든 데이터를 표시하지는 않지만, 조만간 지원할 것으로 예상됩니다.
현재로서는 Microsoft Tasks가 기본 제공 Outlook 작업 관리자이므로, 여기에 집중하겠습니다.
Outlook 데스크톱 클라이언트 사용
Microsoft는 전통적으로 데스크톱 환경에 강점을 보여왔으며, Outlook 또한 예외는 아닙니다. 이메일을 작업으로 전환하는 데 다양한 방법을 제공합니다.
- 이메일을 할 일 창으로 드래그 앤 드롭합니다.
- 마우스 오른쪽 클릭 메뉴에서 이메일을 작업 폴더로 이동하거나 복사합니다.
- ‘빠른 단계’를 사용하여 작업을 만듭니다.
여기서는 ‘빠른 단계’에 집중할 것입니다. 가장 효율적이며, 키보드 단축키도 할당하여 사용할 수 있기 때문입니다.
Outlook 작업을 처음 사용한다면, 메일 옆의 할 일 창 가이드를 참조하여 작업을 확인해 보세요.
할 일 창을 열면 이메일을 읽음 처리하고, 작업을 생성하고, 이메일을 보관하는 ‘빠른 단계’를 만들어 보겠습니다. 또한 키보드 단축키를 추가하여 마우스 없이도 이메일에서 작업을 생성할 수 있도록 설정할 것입니다.
‘빠른 단계’를 사용하면 버튼 클릭 한 번(또는 단축키)으로 여러 작업을 정의할 수 있습니다. 만들기도 사용하기도 간단합니다. 아직 ‘빠른 단계’를 사용해 본 적이 없다면, 관련된 가이드를 먼저 확인하시고 새로운 ‘빠른 단계’를 만들어 다음 작업을 추가해 보세요.
- 메시지 텍스트로 작업 만들기
- 읽음 처리
- 폴더로 이동 (보관 폴더 선택)
단축키를 선택하고, 이름을 지정한 다음(예: ‘작업 생성 및 보관’), ‘저장’을 클릭합니다. 이제 홈 > 빠른 단계 섹션에 해당 단계가 나타납니다.
이제 이메일을 작업으로 전환하고 싶을 때, 해당 ‘빠른 단계’를 클릭(또는 단축키 사용)하면 새로운 작업이 생성됩니다. 작업 제목은 이메일 제목을 기반으로 생성될 것입니다.