이메일에서 참조와 숨은 참조의 차이점은 무엇입니까?

표준적인 이메일 작성 화면은 수신자, 발신자, 그리고 제목 입력란으로 구성되어 있습니다. 또한, ‘참조(CC)’와 ‘숨은 참조(BCC)’라는 추가적인 입력란 두 개를 볼 수 있습니다. 이 두 입력란은 필수 입력 사항이 아니므로, 내용을 채우지 않고도 이메일을 보낼 수 있으며, 많은 경우 기본 인터페이스에서는 숨겨져 있습니다.

참조 및 숨은 참조 기능

‘참조’와 ‘숨은 참조’ 입력란은 이메일 주소 하나 또는 여러 개를 입력하는 데 사용됩니다. 메시지를 발송하면, 수신자, 참조, 숨은 참조에 포함된 모든 사람들이 해당 메시지를 받게 됩니다.

CC는 ‘Carbon Copy’의 약자이며, BCC는 ‘Blind Carbon Copy’의 약자입니다. ‘카본 카피’라는 용어가 생소할 수 있지만, 이는 실제 유물에서 유래된 표현입니다. 바로 ‘카본지’입니다. 카본지는 잉크로 코팅된 종이로 (손에 묻으면 매우 지저분해질 수 있습니다), 두 장의 종이 사이에 삽입됩니다. 위에 있는 종이에 글을 쓰면, 카본지 덕분에 아래 종이에도 자동으로 똑같이 복사됩니다.

참조와 숨은 참조는 별도의 메시지를 보내는 것이 아니라, 동일한 메시지와 스레드가 모든 사람에게 전송된다는 점을 기억하는 것이 중요합니다.

CC와 BCC의 구별

‘참조’ 입력란에 추가된 이메일 주소는 해당 메시지를 받는 다른 모든 사람이 볼 수 있습니다. 이메일에서 누군가를 ‘참조’로 추가하면, 수신자 입력란에 포함된 사람은 ‘참조’ 목록에 있는 모든 사람의 정보를 확인할 수 있습니다.

반면, ‘숨은 참조’ 입력란에 추가된 이메일 주소는 다른 사람에게 공개되지 않습니다. 즉, ‘숨겨진’ 상태로 유지됩니다. 만약 이메일을 보내고 싶은 사람이 있지만, 다른 사람들이 그 사실을 알지 못하게 하고 싶다면 ‘숨은 참조’ 기능이 유용합니다.

이메일 에티켓: CC 사용 시점

CC와 BCC 사용에 관한 절대적인 규칙은 없지만, 이러한 기능을 사용할 때 지켜야 할 기본적인 이메일 예절은 존재합니다. 이를 무시하면 직장에서 불필요한 오해를 살 수도 있습니다.

‘참조’ 입력란은 다음과 같은 상황에서 활용해야 합니다.

  • 특정 사람에게 관련 정보를 지속적으로 알려야 하지만, 그 사람의 직접적인 응답이 필요하지 않은 경우
  • 메시지 내용이 특정 시점에 그 사람에게도 전달되어야 할 필요가 있는 경우
  • 상호 간의 감독 관계에 있는 사람
  • 다른 부서나 팀에 속한 사람이지만, 공동으로 진행하는 업무와 관련된 관리자

‘참조’ 입력란을 사용하지 않아야 하는 경우

  • 불필요하게 상사를 메시지에 포함시킬 필요가 없는 경우
  • 메시지를 업무 처리 과정에 대한 기록으로만 사용하려는 경우
  • 특정 사실을 증명하기 위한 목적으로 사용하는 경우

CC 사용의 주의점;

불필요하게 ‘참조’ 기능을 사용하지 않아야 합니다. 즉, 메시지에 포함할 필요가 없는 사람을 추가하지 않아야 합니다. 예를 들어, 상사가 메시지에 포함되어 있지 않으면 동료가 후속 조치를 제대로 취하지 않을 것이라는 의심이 들 때 추가할 수 있습니다.

또한, 관리자가 업무 수행의 증거를 요구하는 경우에도 ‘참조’ 기능을 활용해야 합니다.

이메일 예절: 숨은 참조 사용법

‘숨은 참조’ 기능을 사용하는 것은 누군가에게 ‘비밀리에 말하는 것’과 유사합니다. 따라서 신중하게 사용해야 합니다. ‘숨은 참조’에 사람을 추가하면, 다른 사람은 누가 메시지를 받았는지 알 수 없습니다. 마치 회의를 몰래 녹음하거나, 누군가가 엿들을 수 있도록 방치하는 것과 같다고 생각하면 됩니다.

‘숨은 참조’는 신중하게, 꼭 필요한 경우에만 사용해야 합니다. 이 기능을 사용해야 할 상황과 그렇지 않은 상황을 명확히 구분해야 합니다. 그 외의 경우에는 ‘숨은 참조’를 남용하지 말고, ‘참조’ 기능을 사용하는 것이 좋습니다.

결론

‘숨은 참조’ 입력란은 숨겨져 있기 때문에 누가 사용했는지 알 수 없습니다. 반면에 ‘참조’ 입력란은 숨겨져 있지 않으며 그 용도가 명확합니다. 수신자는 자신이 ‘참조’ 또는 ‘숨은 참조’에 추가되었는지 여부를 알 수 있습니다. ‘숨은 참조’로 메시지를 받은 사람은 ‘답장’ 버튼을 사용하지 않도록 해야 합니다.