계약 관리 소프트웨어: 비즈니스 효율성을 위한 필수 도구
계약은 모든 사업의 수익 창출 핵심 요소이며, 계약 관리 소프트웨어는 이 프로세스가 원활하고 효율적으로 진행되도록 돕는 핵심적인 역할을 합니다.
오늘날 비즈니스 계약은 디지털 방식으로 완전히 전환되고 있습니다. 과거에는 문서 초안 작성, 최종본 검토, 서명, 우편 발송 등 복잡한 과정이 필요했지만, 이제는 자동화된 도구를 활용하여 재무, 영업, 고객 지원 팀이 매일 수많은 계약을 처리할 수 있습니다.
만약 계약 관리 앱을 아직 사용해 보지 않았다면, 이 글이 도움이 될 것입니다. 여러분의 요구에 맞는 최적의 계약 관리 앱을 선택할 수 있도록 인기 있는 앱 목록을 제공합니다.
계약 관리 소프트웨어의 주요 기능
계약 관리 앱은 협상부터 최종 서명까지 계약 전반의 과정을 간소화합니다. 다양한 기능을 통해 효율성을 높일 수 있습니다. 아래에서 주요 기능들을 살펴보겠습니다.
계약 기간 단축
일반적으로 계약 초안을 완성하는 데 상당한 시간이 소요됩니다. 하지만 효율적인 계약 관리 소프트웨어를 사용하면 몇 분 만에 전문적인 계약서를 작성할 수 있어 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.
계약 정확도 향상
계약서의 작은 오류는 기업의 신뢰도를 떨어뜨릴 수 있습니다. 자동화된 계약 도구를 사용하면 이러한 실수를 줄일 수 있습니다. 이 도구들은 기존 데이터를 활용하여 중요한 정보들을 자동으로 채워줍니다.
작성된 내용을 검토하고 일부 정보를 수정하여 계약을 완성할 수 있습니다.
주요 프로세스 자동화
계약 프로세스는 협상, 생성, 초안 작성, 업데이트, 갱신, 서명 알림 등 여러 단계를 포함합니다. 계약 관리 소프트웨어를 사용하면 이러한 모든 단계를 자동화하여 업무 부담을 줄이고 종이 사용량을 줄일 수 있습니다.
전자 서명 지원
영업 및 고객 지원 팀은 전자 서명을 통해 계약 서명 과정을 간소화할 수 있습니다. 전자 서명은 대면 서명보다 훨씬 빠르고 편리합니다.
이제 계약 관리 앱의 주요 기능에 대해 이해하셨을 것입니다. 아래에서는 다양한 계약 관리 솔루션을 소개합니다.
주요 계약 관리 소프트웨어
판다독 (PandaDoc)
PandaDoc은 강력한 계약 관리 소프트웨어일 뿐만 아니라 다양한 기능을 제공합니다. 복잡한 계약에 전자 서명을 추가하고, 협상을 용이하게 하며, 워크플로우를 개선할 수 있습니다.
이 플랫폼은 사용자가 원하는 대로 사용자 정의하고 즉시 공유할 수 있는 수백 가지의 계약 템플릿을 제공합니다. 또한, 사전 승인된 조항 라이브러리를 사용하여 다양한 계약을 오류 없이 생성할 수 있습니다.
PandaDoc의 주요 기능은 다음과 같습니다:
- 실시간 알림
- 간편한 결제 처리
- Android 및 iOS 모바일 앱 지원
- 무제한 문서 및 사용자
- CRM 통합을 통한 고객 데이터 가져오기
승인, 주문 서명, 사용자 권한 설정 등의 작업을 자동화하여 계약 관리 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 팀 구성원들은 문서에 댓글을 달거나 채팅 기능을 통해 의사소통할 수 있습니다.
조호 계약 (Zoho Contracts)
Zoho Contracts는 계약 수명 주기를 효율적으로 관리할 수 있도록 설계된 종합적인 계약 관리 소프트웨어입니다. 기업은 규정 준수를 개선하고 잠재적인 비즈니스 위험을 줄일 수 있습니다. 이 애플리케이션은 계약 생성, 승인, 협상 및 서명 등 모든 계약 관련 요구 사항을 충족합니다.
Zoho Contracts의 주요 기능은 다음과 같습니다:
- 법적 구속력이 있는 전자 서명
- 미리 알림 기능
- 사용자 역할 및 접근 권한 설정
- 암호화 및 개인 데이터 센터
- 기업용 중앙 저장소
계약 생성 마법사를 사용하여 새로운 계약을 빠르게 작성하거나, 사전 정의된 템플릿을 사용하거나, 사용자 정의 템플릿을 생성할 수 있습니다. 내장된 문서 편집기, 변경 내용 추적, 주석 기능 등을 통해 문서 공동 작업을 원활하게 수행할 수 있습니다.
또한 이 플랫폼을 사용하여 승인 워크플로를 설계하고, 데이터 분석을 통해 귀중한 정보를 얻고, 계약 내역을 관리하고, 현재 변경 사항을 확인하고, 계약 의무를 효율적으로 관리할 수 있습니다.
컨트랙트웍스 (ContractWorks)
만약 간편하게 설정할 수 있는 계약 관리 소프트웨어를 찾고 있다면, ContractWorks가 좋은 선택이 될 수 있습니다. 이 소프트웨어는 계약 가시성을 크게 높여 계약 갱신 기한을 놓칠 위험을 최소화합니다.
ContractWorks의 주요 기능은 다음과 같습니다:
- 맞춤형 및 예약 보고서
- 중요한 계약에 대한 무제한 알림
- AI 태그를 사용한 쉬운 계약 검색
- 주요 데이터 추적을 위한 스마트 AI 도구
- 직관적인 사용자 인터페이스 및 전담 관리자
이 소프트웨어는 선택한 요금제에 관계없이 무제한으로 사용자를 추가할 수 있습니다. 고급 검색 기능을 통해 필요한 계약을 빠르게 찾을 수 있습니다.
또한, 확장 가능하고 안전한 계약 저장소에 모든 계약을 저장할 수 있습니다. 내장된 전자 서명 기능을 통해 언제 어디서든 계약을 보내고 서명할 수 있습니다.
콩코드 (Concord)
Concord는 모든 계약 프로세스를 위한 통합 플랫폼을 제공합니다. 계약 초안 작성, 승인, 전자 서명 및 계약 저장을 효율적으로 관리할 수 있으며, 계약 수명 주기 전반에 걸쳐 완벽한 제어를 할 수 있습니다.
또한, 외부 협상, 계약 검색, 기한 알림 관리 및 보고와 같은 주요 기능도 제공합니다. 동료 및 공급업체와의 문서 협업, 댓글, 채팅 등을 용이하게 합니다.
Concord의 주요 기능은 다음과 같습니다:
- 다양한 통합을 통한 정기적인 작업 자동화
- 계약 비교를 통한 통찰력
- 계약 갱신 또는 마감일 이메일 알림
- 법적 구속력이 있는 무제한 서명
- 자동 문서 라우팅 및 승인
Concord는 다양한 애플리케이션과의 통합을 지원하여 업무 흐름을 간소화합니다. Zapier를 통해 4000개 이상의 앱과 통합하거나 REST API 및 웹훅을 사용할 수 있습니다. 또한 Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms 등과도 통합이 가능합니다.
다큐사인 CLM (DocuSign CLM)
DocuSign CLM은 중소기업에 적합한 경제적인 계약 관리 솔루션을 제공합니다. 맞춤형 계약을 생성하고, 반복적인 계약 관련 작업을 자동화하고, 추세, 위험 및 기회에 대한 정보를 얻어 전체 프로세스를 효율적으로 관리할 수 있습니다.
템플릿, 조항 라이브러리, 끌어서 놓기 편집기 및 조건부 규칙을 사용하여 계약을 신속하게 작성할 수 있습니다. 또한, 내부 및 외부 검토를 위한 버전 관리 및 계약 라우팅을 지원합니다.
DocuSign CLM의 주요 기능은 다음과 같습니다:
- 작업 자동화 및 복잡한 워크플로 관리
- 계약 관리 프로세스 표준화를 통한 시간 절약
- 업무 병목 현상 제거
- 비즈니스 인텔리전스 지원
- 팀원 간의 원활한 협업
또한, DocuSign CLM을 사용하여 계약을 중앙 저장소에 보관하고, 계약 의무를 관리하고, 필터를 사용하여 계약을 검색할 수 있습니다. 이 애플리케이션은 계약 생성, 검토, 승인 및 저장에 사용할 수 있는 100개 이상의 사전 구성된 워크플로 단계를 제공합니다.
계약 하운드 (Contract Hound)
중요한 계약을 놓치는 경우가 많으신가요? Contract Hound가 도와드릴 수 있습니다. 이 간편한 계약 관리 소프트웨어를 사용하면 모든 계약을 쉽게 찾고, 저장하고, 정리할 수 있습니다.
Contract Hound의 주요 기능은 다음과 같습니다:
- 검색 가능한 데이터베이스에 문서 저장 및 정리
- 연락처를 볼 수 있도록 무료로 무제한 사용자 추가
- 통합을 통한 안전한 서명 및 승인
- 신속한 고객 지원
- 안전한 백업 저장 시설
계약 만료 및 갱신 날짜에 대한 미리 알림을 설정할 수 있습니다. 또한, 팀원들에게 읽기 전용 또는 편집 권한을 부여할 수 있습니다. 계약 검토, 서명, 관리 권한 부여, 변경 내용 추적도 가능합니다.
CMx
CMx는 모든 계약 관리 작업을 위한 통합 도구입니다. 클라우드 및 온프레미스 환경에서 모두 사용 가능하며, 기업은 계약, 법적 계약, 관련 문서 등 모든 중요한 계약 데이터를 한 곳에서 관리할 수 있습니다.
MS Word에서 승인된 조항을 가져와 계약을 쉽게 작성할 수 있습니다. 또한 모든 계약 버전이 중앙 저장소에 보관됩니다.
CMx의 주요 특징은 다음과 같습니다:
- 실행 가능한 데이터, 맞춤형 보고서, 예약 보고서를 통한 고급 분석
- 다중 요소 인증, 안전한 다중 테넌시, SSL 인증서
- 데이터 암호화 및 보안 데이터 센터
- 계약 검토 및 승인 워크플로
- 손쉬운 구성 및 권한 관리
Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365, Azure Active Directory 등 다양한 편집기, 앱, SSO 플랫폼과의 통합을 지원합니다.
에비소트 (Evisort)
빠르게 성장하는 기업에 적합한 계약 관리 소프트웨어를 찾고 있다면, Evisort가 좋은 선택이 될 수 있습니다. AI 기반의 이 도구는 업무 부담을 줄이고, 계약 만료 알림을 제공하며, 계약 검색 속도를 향상시키고, 거래 시간을 단축합니다.
Evisort의 주요 기능은 다음과 같습니다:
- 계약 자동화를 통한 리소스 확장
- 규정 준수를 위한 투명한 승인 프로세스
- 자동 경고 및 알림
- 고급 계약 분석, 보고서, 시각화
- 코드 없는 통합 및 액세스 관리
Evisort의 Contract Intelligence Platform을 사용하면 계약 관리를 단순화할 수 있습니다. 또한, 워크플로를 간소화하여 팀이 전략적 업무에 집중하고 보다 빠른 거래 성사를 위해 협업할 수 있도록 돕습니다. Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box, Salesforce 등의 애플리케이션과 통합을 지원합니다.
계약 관리 도구의 필수 기능
다음 기능을 갖춘 계약 관리 소프트웨어를 선택하는 것이 좋습니다.
계약 템플릿
일반적으로 사용되는 계약 템플릿을 제공하고, 기존 계약을 새로운 템플릿으로 변환하는 기능을 제공해야 합니다.
계약 내용 중앙 저장소
계약에서 자주 사용되는 콘텐츠를 위한 데이터베이스를 제공해야 합니다. 필요에 따라 사용자 정의 필드를 설정할 수 있어야 합니다.
역할 기반 접근 제어
영업 담당자, 사무직 직원, 고객 지원 담당자, 계약 작성자, 관리자 등 각 사용자에게 적절한 수준의 접근 권한을 부여할 수 있어야 합니다.
안전한 암호화 스토리지
강력한 계약 관리 소프트웨어는 인증 소프트웨어 및 암호화 프로토콜을 사용하여 악의적인 공격으로부터 계약을 보호해야 합니다.
OCR, AI, PDF, 인쇄 기능
종이 문서의 내용을 추가해야 하는 경우, OCR 프로그램이 포함되어 있어야 합니다. AI 기능을 통해 입력된 데이터를 처리하여 전문적인 PDF를 생성할 수 있어야 합니다.
또한, 필요한 경우 인쇄 옵션도 제공해야 합니다.
대시보드
계약 처리 팀의 다양한 지표를 보여주는 대시보드는 관리자, 재무 담당자, 리더십 팀이 적절한 사업 및 재정 계획을 수립하는 데 도움이 됩니다.
다음 세대의 계약 관리 소프트웨어는 보류 중인 계약, 초안 계약, 파이프라인에 있는 계약, 고객 승인을 위해 전송된 계약, 새로운 계약 제안 등을 포함하는 대시보드를 제공해야 합니다.
내장 전자 서명
계약 관리 소프트웨어를 구입할 때 전자 서명 기능이 포함되어 있는지 확인하십시오. 그렇지 않으면 별도의 전자 서명 앱을 구매해야 할 수 있습니다. 전자 서명 기능이 통합되지 않으면 계약 처리 속도가 느려질 수 있습니다.
계약 프로세스 파이프라인
앱은 직관적인 계약 처리 워크플로를 제공해야 합니다. 예를 들어, 영업 담당자가 계약 흐름을 시작하고, 영업 또는 제품 팀에서 계약 요소를 확인한 후 관리자에게 전달해야 합니다.
관리자가 가격과 조건을 확정한 후 경영진에게 계약서를 보낼 수 있어야 합니다. 이러한 모든 과정이 앱 내에서 이루어져야 합니다.
관리자 모니터링
사업 관리자, 재무 담당자, 경영진, 사업주를 위한 고급 시각화 기능을 제공하여 모든 과정이 회사 정책에 따라 진행되도록 해야 합니다.
표준 계약 관리 프로세스
일반적인 계약 관리 프로세스는 6단계로 구성됩니다. 각 단계를 살펴보겠습니다.
계약 생성
계약 관리의 첫 번째 단계는 계약을 작성하는 것입니다. 템플릿을 사용하거나 처음부터 직접 작성할 수 있습니다.
협업
주요 비즈니스 문서인 계약은 종종 내부 협업을 필요로 합니다. 여러 팀이 회사 차원에서 계약을 마무리하기 위해 의견을 제시합니다.
편집
계약서의 초안은 최종본이 아니기 때문에 여러 번의 편집과 버전 변경을 거쳐야 합니다.
서명
작성 단계가 완료되면 계약서에 서명해야 합니다. 요즘에는 전자 서명이 점점 더 많이 사용되고 있습니다.
추적
계약의 의무와 준수 사항을 추적해야 합니다.
저장
모든 계약은 검색 가능하고 중앙 집중화된 안전한 장소에 보관되어야 합니다. 사용자는 문서를 빠르게 분류하고 찾을 수 있어야 합니다.
보고
실행 가능한 통찰력을 담은 맞춤형 분석 보고서를 제공해야 합니다. 이는 정보를 바탕으로 의사 결정을 하는 데 도움이 됩니다.
갱신
대부분의 계약은 특정 기간이 지나면 갱신됩니다. 갱신 기한을 추적하는 것이 중요합니다.
계약 관리 학습을 위한 인기 도서
계약 관리: 핵심 비즈니스 역량
계약서 작성 및 협상
계약 관리 원칙
계약 관리: 승리의 비밀
마무리
지금까지 비즈니스 세계를 변화시키고 있는 8가지 계약 관리 소프트웨어 솔루션을 살펴보았습니다. 사업 요구 사항, 계약 규모, 예산 등을 고려하여 가장 적합한 도구를 선택할 수 있습니다. 평가판을 사용해 보고 만족스럽다면 구독을 고려해 보십시오.
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