규모에 상관없이 모든 사업 운영에는 상호 합의가 필수적입니다. 계약은 당사자 간의 법적 구속력을 갖는 합의로서, 상호 권리와 의무를 명확히 하고, 이를 생성, 정의 및 관리하는 역할을 합니다.
계약의 역사는 산업화 이전 시대로 거슬러 올라가며, 자본주의 경제의 발달과 함께 그 중요성이 더욱 커졌습니다. 고대 왕국 시대부터 계약은 거래 조건을 확정하고 당사자에게 그 조건을 준수할 의무를 부여하는 데 사용되었습니다.
수십 년 동안 세상은 엄청난 변화를 겪었지만, 계약의 기본적인 원칙은 변하지 않았습니다. 계약 관리는 계약을 처음부터 종료까지 관리하는 일련의 프로세스입니다. 여기에는 계약의 소스 선정부터 이행, 최종 종료에 이르기까지 모든 단계가 포함됩니다.
계약은 여러 측면을 가지고 있기 때문에 계약 관리도 다양한 수준과 단계를 통해 계약의 모든 부분을 포괄합니다. 계약 관리의 핵심 요소는 운영 및 재무 성과를 극대화하기 위한 성과 분석이며, 계약 조건 미준수로 인해 발생하는 재정적 및 평판 위험을 식별하고 완화하는 것입니다.
계약 관리의 기본 원리
업무와 관련된 모든 사람들을 효율적으로 관리하기 위해서는 팀이 작업을 완료하는 데 필요한 구체적인 업무 내용, 자원, 그리고 소요 시간을 정확히 파악해야 합니다. 이러한 요소들에 대한 명확한 이해는 성공적인 계약 관리의 기초가 됩니다.
계약 관리의 이점
- 작업 품질 유지: 계약 관리 프로세스의 주된 목표는 수행되는 작업의 품질을 유지하는 것입니다. 이를 통해 업무가 적절한 시기에 효율적으로 완료되고, 자원이 가장 경제적으로 사용되도록 보장합니다. 이를 통해 기업은 체결하는 모든 계약에서 최대한의 가치를 얻을 수 있으며, 재정적 및 평판 위험을 사전에 식별하고 줄일 수 있습니다.
- 향상된 프로젝트 관리: 프로젝트 관리는 초기 단계에서부터 업무를 체계적으로 관리하는 데 필수적입니다. 이는 프로젝트가 올바른 방향으로 시작되도록 보장합니다.
- 수익 증대: 효과적인 계약 관리는 더 높은 수익 창출로 이어집니다. 이는 두 가지 경로를 통해 달성됩니다. 첫째, 기업은 시장에서 경쟁력을 유지하고 더 많은 계약을 수주할 수 있습니다. 둘째, 업무 품질이 향상되어 더 나은 결과물을 창출하고, 이를 통해 프리미엄 가격을 책정할 수 있습니다.
계약 관리 대 계약 행정
계약 관리의 범위는 계약 생성부터 종료까지 전체 수명 주기를 아우릅니다. 반면, 계약 행정은 양 당사자 간의 계약 설계 과정에 초점을 맞춥니다. 계약 행정은 계약이 합의되고 서명되면 종료되지만, 계약 관리는 서명 후 시작되어 계약 종료까지 계속됩니다.
계약 관리자는 계약 당사자들이 상호 합의한 내용에 만족하는지 확인하는 역할을 합니다. 반면에 계약 관리자는 계약의 모든 당사자가 계약 조건을 준수하는지 지속적으로 확인합니다.
계약 관리 단계
앞서 언급했듯이 계약 관리는 단순히 계약서에 서명하는 것 이상을 의미합니다. 여기에는 계약의 모든 측면을 체계적으로 관리하기 위한 프로세스를 계획하고 개발하는 일련의 활동이 포함됩니다. 이를 통해 계약의 모든 세부 사항을 명확하고 철저하게 관리할 수 있습니다.
생성 단계
성공적인 전략의 핵심은 철저한 계획이라는 것을 우리는 잘 알고 있습니다. 훌륭한 관리자는 항상 프로젝트를 미리 계획합니다. 계약 관리의 생성 단계는 다양한 변수에 유연하게 대처할 수 있는 상세한 로드맵을 구축하는 것을 포함합니다.
생성 단계는 포괄적인 계약 관리의 첫 번째 단계입니다. 이 단계에서 기업은 자체적인 요구 사항과 자원을 철저히 평가합니다. 또한 계약 전략의 핵심 요소에 대한 브레인스토밍을 통해 이후의 모든 단계를 체계적으로 계획하고 잠재적 오류를 방지하며, 예상치 못한 상황에 대비할 수 있습니다. 계획 단계에서 고려해야 할 주요 사항은 다음과 같습니다:
- 관리할 계약 유형
- 계약에 적용할 표준
- 각 단계별 책임자
- 최적의 업무 수행을 위한 요구사항
- 각 단계에서 발생할 수 있는 문제점 또는 병목 현상 및 그 해결책
- 계약 전략 실행에 필요한 자원
생성 단계는 이후 단계의 기반을 마련하는 중요한 과정입니다.
협업 단계
협업 단계는 계약 관리의 기초가 확립된 생성 단계 이후에 진행됩니다. 이 단계는 주로 신규 계약을 위한 기반을 마련하고 기존 계약의 표준화된 형식을 구현하는 데 중점을 둡니다. 또한 일상적인 상황에 적합한 표준 계약서를 개발하는 것도 포함합니다. 이 단계에서 계약 관리자가 직면하는 주요 과제는 위험을 최소화하면서 필요한 결과를 달성하는 균형점을 찾는 것입니다.
일상적인 상황에서는 협업 단계가 비교적 간단하게 진행됩니다. 관리자는 적합한 계약 유형을 선택하고 관련 정보를 입력하기만 하면 되며, 기존 계약 문서를 거의 변경하지 않아도 됩니다. 그러나 복잡한 상황에서는 새로운 계약서를 처음부터 작성해야 하며, 이때 규정 준수, 표준 및 권리를 고려해야 합니다. 전자 서명은 계약 체결을 위한 사전 연락 단계 후에 이루어집니다.
서명 단계
서명 단계는 계약 관리 과정에서 매우 중요한 단계 중 하나입니다. 이 단계에서는 이전 단계에서 계획한 전략을 실제로 실행에 옮깁니다. 또한 계약 관련 업무를 효과적으로 지원하기 위한 계약 관리 소프트웨어를 도입하는 단계이기도 합니다. 이러한 소프트웨어는 계약을 중앙 저장소로 통합하는 데 중요한 역할을 합니다.
계약 관리 소프트웨어는 계약 수명 주기의 다양한 단계를 추적하고 관리하는 데 도움을 주는 디지털 도구입니다. 이 소프트웨어를 통해 기업은 알림 기능을 활용하여 계약 갱신 시기를 놓치지 않도록 하고, 규정 준수를 관리하며, 전자 서명을 수집하고, 계약 템플릿을 효율적으로 관리할 수 있습니다.
구현 단계에서 또 다른 중요한 기능은 온보딩입니다. 계약의 모든 당사자가 계약 및 계약 관리자의 비전과 목표를 정확히 이해하고, 사용되는 도구에 익숙해지도록 하는 과정입니다.
구현 단계가 완료된 후에는 양 당사자의 전자 서명이 이루어지며, 계약의 오류나 결함 여부를 확인하는 핸드오버 단계가 진행됩니다. 이 단계에서 모든 역할, 책임, 목표, 그리고 주요 일정표를 다시 한번 확인합니다.
추적 단계
추적 단계는 계약서에 명시된 모든 목표가 실제로 실현되는지 확인하는 단계입니다. 이 단계에서는 계약서에 명시된 모든 조건을 주의 깊게 살피고, 모든 사항이 계획대로 진행되는지 정기적으로 모니터링해야 합니다.
계약 관리자는 이 단계에서 모든 것이 순조롭게 진행되고 계약 조건에 따라 진행되는지 확인하는 역할을 합니다. 또한 잠재적인 문제를 식별하고 조기 경고 시스템을 마련할 책임이 있습니다.
관리자는 계획 단계에서 영감을 얻어 추적 단계에서 검토해야 할 모든 계약 요소를 체계적으로 정리할 수 있습니다. 이를 통해 계약의 어떤 부분도 확인되지 않은 채로 남겨두지 않을 뿐만 아니라, 합의된 내용과 실제 작업 간의 불일치를 빠르게 파악할 수 있습니다.
갱신 단계
갱신 단계는 엄밀히 말하면 하나의 단계라기보다는 계약 단계 이후에 주의해야 할 사항입니다. 하지만 갱신 단계의 원칙은 모든 계약 관리 과정에서 적용되어야 합니다.
계약 관리의 갱신 단계는 계약을 계속 진행할지 또는 종료할지를 결정하는 계약 수명 주기의 중요한 시점입니다. 위약금이나 계약 불이행 조항이 있는 경우, 계약 불이행 시 다른 계약 결정에서 계약 종료를 미리 고려하는 것이 중요합니다.
갱신 단계에서는 계약 성과 평가, 갱신 여부 결정, 그리고 필요한 경우 계약 조건 변경 등 여러 사항을 고려해야 합니다. 이해관계자는 계약 종료 및 갱신 날짜를 정확히 인지하고, 양 당사자가 충분한 시간을 갖고 정보를 검토하여 다음 계약을 체결할 수 있도록 해야 합니다.
계약 후 단계
계약 후 단계는 계약이 종료된 이후의 단계를 의미합니다. 이 단계에서는 모든 계약 이행 사항이 올바르게 완료되었는지 확인하고, 최종 송장을 발행하거나 대금을 지불하며, 계약서를 안전하게 보관합니다.
또한, 많은 계약 관리자는 향후 계약에 활용할 수 있는 정보를 얻기 위해 계약 후 분석을 수행합니다. 이러한 분석은 미래의 계약 결과물을 개선하는 데 중요한 통찰력과 교훈을 제공합니다.
결론
계약의 가치는 이를 관리하는 사람에 의해 결정됩니다. 아무리 좋은 계약 조건이라도 계약 당사자가 제대로 관리하지 않으면 그 가치를 제대로 실현할 수 없습니다. 따라서 계약을 최대한 활용하려면 체계적인 절차와 가이드라인을 따르는 것이 중요합니다.
또한 계약에 필요한 법적 문서 템플릿을 구할 수 있는 곳을 확인하는 것도 중요합니다.