Outlook은 이메일 관리 효율성을 높여주는 다양한 기능을 제공합니다. 특히 규칙 기능은 이메일의 흐름을 자동화하여 효율적으로 분류하고 관리하는 데 유용합니다. 이와 함께 빠른 단계 기능은 규칙 기능만큼 널리 알려져 있지는 않지만, 이메일 이동이나 복사와 같은 작업을 자동화하는 강력한 도구입니다. 빠른 단계를 사용하면 단 한 번의 클릭으로 새로운 이메일을 특정 폴더로 이동시켜 받은 편지함에서 중요한 이메일만 남기고 정리할 수 있습니다. 이러한 자동화 기능은 설정에 약간의 시간만 투자하면 매일 여러 번 반복되는 작업을 간소화할 수 있습니다. 지금부터 그 방법에 대해 자세히 알아보겠습니다.
기본적으로 Outlook은 ‘오늘’, ‘어제’, ‘지난주’와 같은 날짜별 섹션으로 이메일을 정렬합니다. 하지만 ‘오늘’ 섹션에서 이메일을 확인하는 동안 실수로 ‘어제’ 이메일로 이동하는 경우가 종종 발생합니다. 이는 ‘오늘’과 ‘어제’ 섹션이 독립적인 위치가 아닌 단순히 시간순으로 배열된 구조이기 때문입니다. 이러한 구조 때문에 이메일이 섞여서 혼란스러울 수 있습니다. 빠른 단계 기능을 활용하면 모든 새 이메일을 특정 폴더로 이동시켜 깔끔하게 정리할 수 있습니다.
빠른 단계 설정 방법
Outlook을 실행하고, 홈 탭의 ‘빠른 단계’ 도구 상자에서 ‘새로 만들기’를 클릭합니다.
새 빠른 단계 구성 창이 나타나면, 먼저 빠른 단계의 이름을 지정해야 합니다. 이름을 지정하지 않으면 설정된 작업의 이름을 자동으로 사용합니다.
작업 드롭다운 메뉴를 열어 ‘폴더로 이동’ 옵션을 선택합니다. Outlook에서 이메일을 이동할 폴더를 선택하거나 새 폴더를 만들 수 있습니다. 여기서는 ‘오늘’이라는 새 폴더를 만들겠습니다. 같은 창의 ‘옵션’ 섹션에서 빠른 단계를 실행하는 단축키를 설정할 수 있습니다. 모든 설정을 마치고 ‘마침’을 클릭하여 설정을 완료합니다.
Outlook으로 돌아와서 ‘오늘’ 섹션을 접어 놓습니다. 그러면 해당 섹션이 파란색으로 강조 표시됩니다. 접힌 ‘오늘’ 섹션을 선택하면 해당 섹션 내의 모든 이메일이 선택됩니다.
이제 ‘빠른 단계’ 도구 상자에서 방금 만든 빠른 단추를 클릭하거나, 설정한 키보드 단축키를 눌러 실행할 수 있습니다.
이렇게 하면 오늘 받은 모든 이메일이 빠른 단계에서 생성하거나 설정한 ‘오늘’ 폴더로 이동됩니다. 이제 이메일을 확인할 때 실수로 이전 이메일이 섞여서 혼란스러워지는 상황을 방지할 수 있습니다.
추가적으로, 방금 만든 ‘오늘’ 폴더의 모든 이메일을 삭제하는 또 다른 빠른 단계를 생성할 수 있습니다. 이렇게 하면 폴더를 비우고 하루를 마감할 때 다음 이메일을 받을 준비를 할 수 있습니다. 빠른 단계를 활용하면 매일 여러 번 반복되는 이메일 정리 작업을 효율적으로 처리할 수 있습니다.
주의: 이 팁은 ‘오늘’ 폴더를 매일 비우지 않으면 효과가 없습니다. 그렇지 않으면 결국 이메일이 쌓인 다른 폴더가 생길 뿐입니다.