중소기업을 위한 최적의 PSA 소프트웨어 선택 및 비용 절감 전략
중소기업이 일상적인 업무를 효과적으로 관리하고 조직하는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다. 특히, 효율성 향상과 비용 절감은 소규모 사업주에게 있어 매우 중요하면서도 달성하기 어려운 과제입니다. 이때 전문 서비스 자동화(PSA) 소프트웨어는 이러한 목표를 효과적으로 달성할 수 있는 강력한 도구가 됩니다.
PSA 소프트웨어는 전문 서비스와 관련된 다양한 수동 작업을 자동화하여 업무 프로세스를 간소화하고, 투명성을 높이며, 궁극적으로 회사 비용을 절감하는 데 기여합니다. 하지만, 시장에는 다양한 종류의 PSA 소프트웨어가 존재하므로 중소기업이 최적의 솔루션을 선택하는 것은 어려운 일입니다.
이 글에서는 시장에서 가장 우수한 PSA 소프트웨어 솔루션들을 소개하고, 이점과 함께 비용을 절감할 수 있는 방법에 대해 자세히 알아보겠습니다.
PSA 소프트웨어 활용의 주요 이점
전문 서비스 자동화(PSA) 소프트웨어는 비용 절감과 생산성 향상을 추구하는 기업에게 다양한 이점을 제공합니다. 핵심성과지표(KPI) 추적 도구 외에도, PSA 소프트웨어는 조직이 리소스를 보다 효율적으로 배분하여 궁극적으로 비즈니스 비용을 절감하는 데 큰 도움을 줄 수 있습니다.
다음은 PSA 소프트웨어가 기업의 비용 절감에 어떻게 기여하는지 세부적으로 살펴보겠습니다.
- 관리 업무 감소: 프로젝트 계획, 일정 관리, 재무 보고, 워크플로 관리와 같이 시간 소모적인 프로세스를 자동화함으로써 기업은 보다 생산적인 활동에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.
- 예측 가능한 결과: 인공지능(AI) 기반 PSA 도구는 기존의 리소스를 고려하여 프로젝트 완료 시점을 예측할 수 있도록 지원합니다. 이를 통해 기업은 보다 효율적인 계획을 수립하고 지연이나 예산 초과 가능성을 줄일 수 있습니다.
- 재정 성과 개선: PSA 소프트웨어는 계획된 지출과 실제 지출을 추적하고, 청구 불가능한 시간 및 비용을 식별하여 예산 누수를 방지하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 과다 지출을 조기에 파악함으로써 기업은 예산 누수를 막고 전반적인 재무 성과를 개선하기 위한 조치를 신속하게 취할 수 있습니다.
- 프로젝트 수익 마진 증대: PSA 소프트웨어는 고객 및 프로젝트에 대한 중요한 데이터를 제공하여 프로젝트 마진을 높이는 데 도움이 됩니다. 이 정보를 바탕으로 기업은 어떤 프로젝트를 추진하고, 자원을 어떻게 활용해야 최적의 효과를 얻을 수 있는지에 대한 의사 결정을 할 수 있습니다.
PSA 소프트웨어 구현을 위한 모범 사례
전문 서비스 자동화(PSA) 소프트웨어의 구현은 복잡한 과정일 수 있으며, 신중한 계획과 실행이 필수적입니다. 다음은 PSA 소프트웨어 활용 시 고려해야 할 몇 가지 권장 사항입니다.
- 명확한 기준 설정: PSA 솔루션을 선택하기 전에 기업의 요구 사항을 명확하게 정의해야 합니다. 목표는 무엇이며, 목표 달성을 위해 필요한 기능은 무엇인지 구체적으로 설정해야 합니다. 이러한 과정을 통해 기업은 최적의 PSA 소프트웨어를 선택하고 명확한 기대치를 설정할 수 있습니다.
- 주요 이해관계자 참여: 구현 과정에 프로젝트, 영업, 재무 관리자를 포함시켜야 합니다. 각 부서의 요구 사항을 반영한 올바른 소프트웨어를 선택하기 위해서는 다양한 이해관계자들의 의견이 필수적입니다.
- 명확한 목표 설정: 생산성 향상, 프로젝트 투명성 개선, 수동 프로세스 감소 등 구현 프로세스에 대한 명확한 목표를 설정해야 합니다. 명확한 목표는 구현의 성공을 측정하고 모든 담당자가 원활하게 진행되도록 돕습니다.
- 프로젝트 계획 수립: 구현 프로세스 및 일정을 명확히 하는 프로젝트 계획을 개발해야 합니다. 이 계획에는 작업, 책임, 기한, 주요 일정 등의 내용이 포함되어야 합니다.
- 직원 교육 실시: 팀원들이 새로운 소프트웨어에 익숙해지고, 이를 효과적으로 사용할 수 있도록 충분한 교육을 제공해야 합니다.
- 구현 진행 상황 모니터링: 구현 진행 상황을 지속적으로 모니터링해야 합니다. 이를 통해 문제점이나 장애물을 조기에 발견하고, 필요한 조치를 취하여 구현 일정을 준수할 수 있습니다.
- 소프트웨어 테스트 수행: 소프트웨어 배포 전에 철저한 테스트를 수행해야 합니다. 이 과정을 통해 모든 기능과 통합 기능이 제대로 작동하는지 확인할 수 있습니다.
위의 모범 사례들을 따르면 기업은 자신의 비즈니스 요구 사항을 충족하고 목표 달성에 도움이 되는 성공적인 PSA 소프트웨어 구현 가능성을 높일 수 있습니다.
이제 비즈니스 운영을 간소화하는 데 도움이 될 수 있는 시장 최고의 PSA 소프트웨어들을 살펴보겠습니다.
ManageEngine
ManageEngine PSA는 조직이 개선이 필요한 부분을 정확하게 파악하고 서비스 제공 절차를 효율화할 수 있도록 돕습니다. 이 소프트웨어는 실시간 분석 및 인사이트 기능을 통해 비즈니스 프로세스와 결과에 대한 전체적인 시각을 제공합니다.
ManageEngine PSA는 프로젝트 관리의 모든 측면을 관리할 수 있는 완벽한 솔루션을 제공하며, CRM 시스템, 회계 소프트웨어, 헬프 데스크 소프트웨어 등 다른 프로그램 및 도구와도 원활하게 통합됩니다. 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 여러 조직의 예산을 관리할 수 있는 계정 관리 기능
- 셀프 서비스 포털의 디자인 및 기능 커스터마이징 기능
- 송장 작성 시간과 노력을 줄여주는 자동 청구 기능
- 다양한 기본 및 타사 IT 및 비즈니스 관련 소프트웨어와의 통합
- 프로젝트 관리를 위한 마일스톤 및 작업 생성 기능
SuperOps
SuperOps는 관리자가 비즈니스 팀의 요구 사항을 충족하고 팀 작업을 효과적으로 구성할 수 있도록 지원하는 완벽한 서비스 데스크 모듈을 제공합니다.
각 직원은 자신의 작업 목록, 각 작업의 상태, 그리고 아직 완료해야 할 작업들을 표시하는 대시보드를 제공받습니다. 또한 서비스 수준 계약(SLA)을 지정하고 이행 정도를 추적하는 기능도 제공합니다.
SuperOps의 주요 모듈은 다음과 같습니다.
- 고객 연락처, 상호 작용 로그, 계약 데이터를 관리하는 고객 관리 모듈
- 계약 및 송장 생성 과정을 커스터마이징하고 자동화하는 자동 청구 기능
- 프로젝트를 원활하게 시각화, 협업 및 실행할 수 있는 프로젝트 관리 기능
- 현금 흐름 예측을 위한 견적 관리 기능
- 반복 작업을 자동화하고 업무 부담을 줄여주는 작업 자동화 기능
Atera
Atera는 IT 서비스 제공업체를 위해 개발된 클라우드 기반 전문 서비스 자동화(PSA) 솔루션입니다. 이 솔루션은 고객 지원 요청 관리, 수익 관리 자동화, IT 인프라 모니터링을 지원합니다.
Atera는 필요한 모든 기능을 포함하고 있기 때문에, 추가 소프트웨어 모듈을 찾는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 이러한 특징 덕분에 신생 기업과 중소기업에 특히 적합한 선택입니다. Atera는 사용자에게 다음과 같은 기능을 제공합니다.
- 이동 중에도 티켓을 관리할 수 있는 헬프 데스크 및 발권 시스템
- 직원과 고객을 위한 고객 포털
- 시간별, 고정 기간, 타사 제품 송장 생성을 위한 청구 통합 기능
- 정보에 기반한 의사 결정을 위한 보고 및 분석 기능
- 종합적인 보안 검사를 위한 네트워크 검색 기능
Syncro
Syncro는 MSP(Managed Service Provider)가 일상 업무를 간소화하고 고객에게 더 나은 서비스를 제공할 수 있도록 지원하는 다양한 도구와 기능을 제공합니다.
Syncro는 중소기업에 도움이 될 수 있는 다음과 같은 다양한 기능을 제공합니다.
- 티켓 생성, 할당, 우선순위 설정 기능을 포함한 고객 요청 관리를 위한 중앙 집중식 티켓팅 플랫폼
- 내장된 시간 추적 기능을 통해 고객 서비스 비용 청구 및 직원 생산성 모니터링
- 반복 청구서에 소요되는 시간을 절약하고 직원, 자산, 정책, 청구서를 계산하는 자동 청구 기능
- ROI를 추적하고 데이터를 실행 가능한 인사이트로 전환하는 보고 및 분석 기능
Polaris
Replicon의 Polaris PSA는 실시간으로 100% 정확한 비즈니스 데이터를 수집하고, 노동 집약적인 분석을 수행하며, 사전 의사 결정을 위한 제안을 제공합니다.
Polaris PSA는 개방형 API를 통해 현재 사용 중인 시스템과의 원활한 통합을 지원합니다. 또한 주의가 필요한 비정상적인 상황을 알려주는 예외 기반 및 사전 예방적 알림 기능을 제공합니다. 이러한 자율 구동 PSA 솔루션은 복잡한 비즈니스 의사 결정을 단순화합니다.
Polaris PSA의 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 실시간 인사이트를 제공하는 분석 기능
- 표준 정책, 형식, 데이터, 워크플로를 적용하는 프레임워크
- 서비스, 수익, 가격을 최적화하고 수익을 극대화하는 재무 모델링
- 성과를 관리하고 투명성을 제공하기 위한 고객별 프로젝트의 중앙 집중식 보기
Rocketlane
Rocketlane은 전문 서비스 자동화, 설치, 고객 온보딩을 위한 플랫폼입니다. 이 플랫폼은 현대 기업의 고객 경험 향상, 가치 창출 시간 단축, 프로젝트 예측 가능성 및 수익성 향상을 지원합니다.
Rocketlane은 프로젝트 관리, 문서 협업, 커뮤니케이션 기능을 통합하여 완벽한 사용자 경험을 제공합니다. 리소스 관리, 시간 추적, 포트폴리오 관리, 예산 편성 등의 기본 모듈을 통해 정의된 예산 및 기간 내에 프로젝트를 완료하는 데 도움을 줍니다.
Rocketlane의 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 예산을 추적하고 팀 대역폭을 분석하여 수익 마진 개선
- 프로젝트를 계획하고, 문서를 관리하고, 중앙 집중식 공간에서 실시간으로 협업
- 향상된 생산성을 위한 워크플로 자동화 및 문서화 기능
- 고객과 소통하고 상태 업데이트를 자동화하는 셀프 서비스 포털
- 팀 대역폭을 최적화하고 사용 가능한 리소스를 최대한 활용
Scoro
Scoro는 세계 최고의 대행사 및 컨설팅 회사들이 선호하는 엔드 투 엔드 PSA 시스템입니다.
Scoro는 초기 인력 배정부터 최종 송장 발행까지 전체 작업 흐름을 중앙 집중식 플랫폼에서 관리할 수 있도록 지원합니다. 반복적인 작업을 간소화 및 자동화하여 비즈니스가 원활하고 효율적으로 운영될 수 있도록 돕습니다. Scoro의 주요 모듈은 다음과 같습니다.
- 기술 및 가용성을 기준으로 작업을 할당하는 리소스 관리 기능
- 워크플로를 간소화하고 생산성을 높이며 실시간 진행 상황을 추적하는 프로젝트 관리 기능
- 고객, 재정, 청구서, 송장을 관리하는 고객 관리 기능
- 실시간 대시보드에서 KPI를 분석하는 보고서 및 인사이트 기능
Wrike
Wrike는 실시간 업데이트, Gantt 차트, 캘린더, 리소스 관리를 위한 워크로드 보기, 맞춤형 대시보드를 제공하는 클라우드 기반 프로젝트 관리 도구입니다.
Wrike는 작업 상태에 따라 폴더, 프로젝트, 작업 자동 할당을 지원합니다. Wrike for Marketers는 사용자 정의 템플릿, 교정 도구, Adobe 확장 기능이 포함된 별도의 제품입니다. 이 도구는 SalesForce, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud 등 다양한 도구와 통합되며 개방형 API를 제공합니다. Wrike는 마케팅, 운영, 크리에이티브, 대규모 및 중규모 IT 팀에 적합합니다.
Wrike의 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 작업, 프로세스, 분석을 볼 수 있는 중앙 집중식 대시보드
- 자동화된 워크플로 생성 및 수동 작업을 제거하는 자동화 기능
- 프로젝트 진행 상황을 시각화하는 칸반 보드
- 대화형 프로젝트 일정을 제공하는 Gantt 차트
- 리소스를 미리 할당하는 리소스 관리 기능
Kantata
Kantata PSA 소프트웨어를 통해 기업은 프로젝트 생성 및 계획부터 진행 상황 추적 및 송장 발행까지 전체 프로젝트 수명 주기를 쉽게 관리할 수 있습니다.
Kantata는 직관적이고 사용자 친화적으로 설계되어 중소기업이 플랫폼을 빠르고 쉽게 채택할 수 있도록 지원합니다. 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 기술을 기반으로 리소스를 관리하여 고객 결과를 개선
- 재무 및 프로젝트 회계를 자동화하는 재무 관리 기능
- 분석 및 보고를 통해 비즈니스 인텔리전스를 향상시키고 데이터 기반 의사 결정 지원
- 팀 구성원 및 고객과 긴밀하게 협력하여 생산성을 극대화하는 팀 협업 기능
- Slack, Hubspot, Jira, Quickbooks 등 다양한 도구와 통합
결론
중소기업(SMB)의 경우 PSA 소프트웨어를 도입하는 것은 비용을 절감할 수 있는 매우 효과적인 방법입니다. PSA 소프트웨어는 기업이 프로세스를 자동화하고 운영을 효율화하여 생산성을 높이는 동시에 시간과 비용을 절약할 수 있도록 지원합니다.
또한 PSA 소프트웨어는 고객 데이터 및 추세에 대한 중요한 정보를 제공하여 기업이 의사 결정 프로세스 및 재무 결과를 개선하는 데 도움을 줍니다. 이러한 모든 이점은 중소기업이 오늘날의 경쟁 시장에서 경쟁력을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.
더불어, 중소기업을 위한 최적의 비즈니스 프로세스 관리(BPM) 소프트웨어도 고려해 볼 수 있습니다.