Outlook 일정 이벤트를 색상으로 구분하여 효율성을 높이는 방법
우리의 뇌는 정보를 처리하기 위해 상당한 에너지를 소비합니다. 이는 Outlook 일정과 같은 디지털 도구를 사용할 때도 마찬가지입니다. 하지만 Outlook 캘린더에서 일정을 색상별로 구분하면, 중요한 정보를 한눈에 파악하고 시간과 노력을 효과적으로 절약할 수 있습니다.
캘린더는 중요한 일정 관리 도구이지만, 모든 내용을 일일이 읽어야 한다면 번거로울 수 있습니다. 각 이벤트에 색상을 지정하면, 제목을 모두 읽지 않아도 해당 항목의 성격을 빠르게 파악하고 필요한 정보를 즉시 찾을 수 있습니다.
기본적으로 Outlook의 모든 일정 이벤트는 동일한 색상으로 표시됩니다.
하지만 Outlook의 ‘범주’ 기능을 활용하면 각 이벤트에 태그를 지정하고, 동일한 범주에 속하는 이벤트들을 동일한 색상으로 표시할 수 있습니다.
이 기능을 사용하면 각 이벤트의 제목을 자세히 읽지 않아도, 어떤 종류의 이벤트인지 즉시 구별할 수 있습니다.
이미 Outlook 범주를 사용하는 방법에 대한 경험이 있으시겠지만, 간략하게 다시 한번 설명드리겠습니다. 범주는 이메일, 작업, 그리고 일정 이벤트에 적용할 수 있는 일종의 라벨 또는 태그입니다. 각 범주는 고유한 이름과 색상을 가지고 있어, 이러한 정보를 기반으로 Outlook에서 항목을 분류하거나, 필터링하거나, 검색할 수 있습니다.
Outlook에서 일정 이벤트를 선택하면, 리본 메뉴의 ‘약속/회의’ 섹션에 ‘분류’ 옵션이 표시됩니다. ‘분류’를 클릭하여 미리 설정된 범주 중 하나를 선택할 수 있습니다.
새로운 범주를 추가하거나 기존 범주를 편집하려면 ‘모든 범주’를 클릭하세요.
아래 이미지에서 키보드 단축키를 포함하여, 캘린더에 설정된 범주들을 확인할 수 있습니다.
범주를 적용하려면 먼저 캘린더 이벤트를 선택하십시오. 그런 다음 ‘분류’를 클릭하고 원하는 범주를 선택하거나, 해당 범주의 키보드 단축키를 사용하여 적용할 수 있습니다.
캘린더 일정이 많을 경우, 개별적으로 범주를 설정하는 데 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 다행히도 이 과정을 단축하는 방법이 있습니다. Outlook에서는 여러 개의 이벤트를 동시에 선택하고, 한 번에 같은 범주를 적용할 수 있습니다.
이를 위해서는 Ctrl 키(Mac의 경우 Cmd 키)를 누른 상태에서 특정 범주를 적용하고자 하는 모든 이벤트를 선택하십시오. 그런 다음 앞서 설명한 것과 같이 ‘분류’를 클릭하고 범주를 선택하거나 키보드 단축키를 사용하여 한 번에 모든 선택된 이벤트에 적용하십시오.
모든 이벤트에 범주를 추가하면 캘린더를 훨씬 쉽게 읽을 수 있습니다.
추가적으로 이메일과 작업에도 범주를 지정하면 색상이 일정과 동기화되어, 관련된 항목들을 더 빠르게 찾을 수 있습니다. 이는 다가오는 회의를 준비할 때 매우 유용합니다!