대행사와 협력하는 고객이라면, 청구 과정이 얼마나 복잡한지 잘 아실 겁니다.
견적서 작성부터 시작하여 승인을 위해 제출하는 과정은 상당한 시간을 소모합니다. 이러한 모든 재정 관련 단계는 많은 시간과 노력을 요구합니다.
시간과 노력을 절약하고 청구 절차를 효율화하려면, 견적 관리 소프트웨어 시스템을 사용하여 모든 것을 한 곳에서 처리하는 것이 좋습니다.
이 글에서는 견적 관리 소프트웨어가 무엇인지, 시장에서 가장 인기 있는 견적 소프트웨어는 무엇인지 자세히 알아보겠습니다.
견적 관리 소프트웨어란?
견적 관리 소프트웨어는 기업이 사업 제안서를 준비하고 입찰 요청에 신속하게 대응할 수 있도록 돕는 도구입니다. 제안서 작성을 자동화하고 CRM 데이터를 활용하여 견적 필드를 추가하며, 더 빠르게 송장을 발행할 수 있도록 지원합니다.
좀 더 자세히 살펴보겠습니다.
견적 프로세스는 단순한 마케팅 및 영업 대화를 넘어, 귀하의 비즈니스와 잠재 고객 간의 첫 번째 중요한 접점입니다. 전문적인 형식으로 제공되는 정확하고 완전한 견적은 좋은 첫인상을 심어주는 데 매우 중요합니다.
이메일을 통해 고객과 소통하고 견적을 수동으로 설정하는 대신, 견적 관리 플랫폼을 사용하면 회사 대표, 영업 담당자 및 고객 모두가 한 곳에서 모든 대화를 진행할 수 있습니다.
이제 견적 관리 소프트웨어에서 찾아야 할 몇 가지 중요한 기능에 대해 알아보겠습니다.
견적 관리 소프트웨어의 주요 기능
#1. 전문적인 비즈니스 템플릿
전문적인 제안서에 포함된 완전하고 정확한 견적은 고객에게 긍정적인 첫인상을 남깁니다. 견적 관리 소프트웨어는 비즈니스 요구사항에 맞게 사용자 정의할 수 있는 템플릿을 제공하여 전문가 수준의 문서를 생성할 수 있도록 지원합니다.
#2. 워크플로우 자동화
회계 소프트웨어의 최신 제품 및 가격 정보를 사용하여 견적을 간편하게 작성할 수 있습니다.
#3. 인적 오류 감소
이러한 도구로 자동 생성된 견적은 수동으로 작성한 견적보다 오류 발생 가능성이 훨씬 적습니다.
#4. 추가 판매 기회
상세하고 쉽게 접근할 수 있는 추가 판매 옵션을 견적에 포함시킬 수 있습니다.
#5. 판매 주기 가시성
고객이 견적을 열람할 때 알림을 받고, 플랫폼 내에서 쉽게 의견을 나눌 수 있어 적절한 시기에 후속 조치를 취할 수 있습니다.
#6. 자동화된 결제 주기
견적 관리 소프트웨어를 사용하면 반복되는 청구서를 수동으로 발행할 필요 없이 결제 프로세스를 자동화할 수 있습니다.
이제 주요 기능에 대해 알아보았으니, 인기 순위를 기준으로 최고의 견적 및 송장 관리 소프트웨어를 살펴볼 차례입니다.
시작해 보겠습니다.
SuperOps.ai
SuperOps.ai는 기업 운영을 원활하게 지원하는 전문 서비스 자동화(PSA) 플랫폼입니다. SuperOps.ai에는 내장된 견적 관리 기능이 있어 몇 번의 클릭만으로 고객에게 견적을 보낼 수 있습니다.
모든 서비스 항목을 포함하여 견적을 작성하고, 고객에게 견적 링크를 보낼 수 있습니다. 공유 링크 또는 포털을 통해 고객은 견적을 쉽게 승인하거나 거부할 수 있어 프로세스가 간소화됩니다. 또한 고객은 견적 승인 또는 거부 시 코멘트를 추가하여 추가적인 맥락을 제공하고 혼란을 줄일 수 있습니다.
SuperOps의 견적 관련 대화 기능을 사용하면 견적 관련 논의를 고객과 진행하고 견적에 추가 정보를 쉽게 추가할 수 있습니다. 이를 통해 플랫폼 외부에서 긴 이메일 스레드를 주고받을 필요 없이, 동의한 견적에 대해 명확하게 논의할 수 있습니다.
Scoro
Scoro는 프로젝트 견적, 청구 및 추적을 한 곳에서 공동 작업할 수 있는 사용자 친화적인 플랫폼입니다. 팀이 프로젝트 작업을 원활하게 공동으로 진행할 수 있도록 지원하여, 보류 중인 작업과 완료된 작업을 명확하게 파악할 수 있도록 합니다. 또한 작업에 소요된 시간을 추적하고 고객에게 정확하게 청구할 수 있습니다.
Scoro는 미리 정의된 서비스, 세분화된 고객 프로필, 여러 통화 요율 카드를 기반으로 즉시 사용 가능한 견적을 생성하여 견적 프로세스를 간소화합니다. 이러한 견적을 작업 주문으로 변환하여 맞춤 설정할 수 있으며, 클릭 몇 번으로 표준 문서를 개인화된 PDF 형식으로 변환할 수 있습니다. 맞춤형 대시보드를 사용하여 팀의 판매 실적을 추적하고 판매 목표를 설정할 수도 있습니다.
다수의 프로젝트 관리 도구와 마찬가지로 Scoro도 Zapier를 통해 1,000개 이상의 다양한 도구와 통합 기능을 공유합니다. Scoro의 통합 기능에는 Slack, Asana, Jira, Trello, Basecamp 등과 같은 프로젝트 관리 도구가 포함됩니다. 또한 Slack, Gmail 및 Google 캘린더와 쉽게 통합하여 커뮤니케이션 채널을 유지할 수 있습니다.
Bitrix24
Bitrix24는 관리, 협업 및 팀 커뮤니케이션의 다양한 측면을 처리하는 통합 협업 소프트웨어입니다. 단일 플랫폼에서 회사의 다양한 운영을 위한 웹 기반 솔루션을 제공하므로, 여러 SaaS 도구를 사용할 필요가 없습니다. 주요 솔루션에는 프로젝트 관리, 파일 공유, 영업 관리, 연락처 관리, 이메일 등이 포함됩니다.
Bitrix24를 사용하면 무제한 견적을 생성하고, PayPal과 같은 플랫폼을 통합하여 온라인 결제를 받을 수 있습니다. 클라우드 기반의 아키텍처와 오픈 소스 특성으로 인해 고객 가입 및 송장 생성 과정에 부담이 없습니다. 또한 Bitrix24는 Xero와 같은 회계 앱과 통합되어 클라이언트 상호 작용에 편의성을 더합니다.
Bitrix24에 가입하면 송장 도구 외에도 다양한 옵션을 이용할 수 있습니다. 이러한 옵션을 통해 견적 및 송장 관리 도구를 사용하여 마케팅, 영업, HR 관리 등과 같은 회사의 여러 부서와 협업할 수 있습니다. 백만 개 이상의 기업이 Bitrix24를 신뢰하고 있으며, Android, iPhone, iPad 등 스마트폰이나 태블릿에서 작동하는 모바일 솔루션도 제공합니다.
ITarian
ITarian은 티켓 처리, 원격 워크플로우 관리, 원격 데스크톱 및 엔드포인트 보안 서비스를 제공하는 기업용 IT 관리 플랫폼입니다.
ITarian은 견적 작성 프로세스를 간소화하는 데 도움이 되는 견적 관리자 기능을 제공합니다. 이러한 견적은 CRM과 통합되어 영업 담당자가 고객 관계 구축에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 지원합니다.
판매 완료 주기를 단축하는 데 도움이 되는 사전 구축된 전문 견적 템플릿을 제공합니다. 또한, 대리점 필드를 기준으로 견적을 자동으로 채울 수 있습니다.
HubSpot
HubSpot은 가장 인기 있는 마케팅 플랫폼 중 하나입니다. 무료로 이메일을 보내고 고객 응답을 대시보드에 기록할 수 있는 CRM 도구입니다. HubSpot은 이메일 옵트인 삽입 또는 랜딩 페이지에 사용할 수 있는 양식을 생성하는 사용하기 쉬운 콘텐츠 관리 시스템 인터페이스로 널리 사용됩니다.
많은 사람들이 HubSpot이 판매 허브 서비스의 일부로 견적 소프트웨어를 제공한다는 사실을 모르는 경우가 많습니다. HubSpot의 견적 관리 도구를 사용하면 몇 분 안에 브랜드화된 견적을 만들 수 있습니다. 요청을 받은 후 몇 초 안에 회사 브랜드와 일치하는 판매 견적을 디자인하여 구매자의 관심을 유지할 수 있습니다.
CRM 도구는 견적 내에서 전자 서명을 수집하고 거래를 관리하는 동일한 위치에서 받은 모든 결제를 관리하는 데 도움이 됩니다. HubSpot의 판매 견적은 거래 기록과 관련된 모든 연락처 및 제품 정보를 자동으로 가져와 수동 입력 작업을 크게 줄여줍니다.
Onpipeline
Onpipeline은 기업이 고객 관계를 개선하는 데 도움이 되는 클라우드 기반 CRM입니다. 이 소프트웨어를 사용하면 영업 팀이 어디에서나 연락처, 거래, 활동, 자동화 및 전체 영업 프로세스를 쉽게 관리할 수 있습니다.
견적 승인 기능은 승인 상태에 관계없이 모든 견적 초안을 저장하여 경영진의 승인을 받을 수 있도록 합니다. 제안이 완료되고 고객에게 보낼 준비가 되면, 클릭 한 번으로 Onpipeline에서 제안서를 쉽고 빠르게 보낼 수 있습니다.
Onpipeline을 사용하면 사용자가 미리 만들어진 가격 목록에서 항목을 추가하거나, 가격 목록을 참조하지 않고 사용자 지정 항목을 생성할 수 있습니다. 이를 통해 기업은 더 효율적이고 효과적인 제안을 만들어 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.
Quoter
Quoter는 견적 작성 과정을 빠르게 만들어주는 직관적이고 사용하기 쉬운 도구입니다. 여러 라이선스를 구매할 필요 없이 전체 팀이 접근할 수 있는 클라우드 기반 소프트웨어입니다. 팀원들은 이동 중에도 설정할 수 있으며, 견적을 더 빠르게 보낼 수 있도록 다양한 기성 템플릿에 접근할 수 있습니다.
Quoter의 가장 독특한 기능 중 하나는 타사 플랫폼 및 SaaS 도구와 통합된다는 점입니다. 주요 워크플로우 통합 기능에는 HubSpot, Salesforce, QuickBooks, Avalara Tax, Zoho 등이 포함됩니다. 또한 견적 소프트웨어인 만큼 FreshBooks Classic, QuickBooks Online 및 Xero와 중요한 회계 통합 기능을 공유합니다.
반복되는 견적 결제는 Quoter에서 원활하게 처리할 수 있습니다. 회계 소프트웨어와 통합하면 반복 결제를 자동으로 처리하기 위한 결제 게이트웨이를 선택할 수 있습니다. Quoter에는 보류 중인 견적에 대해 고객에게 이메일 알림을 설정하는 기능도 포함되어 있습니다.
PandaDoc
PandaDoc은 견적 관리 작업(예: 송장 생성, 고객 서명 받기, 관리자 승인 받기)을 하나의 플랫폼에서 모두 간소화하는 전자 상거래 계약 관리 소프트웨어입니다. 법적 구속력이 있는 전자 서명 기능이 내장되어 있어 GDPR을 준수하고 데이터 오류를 방지하기 위해 법적 정보를 잠글 수 있습니다.
제안 관리 소프트웨어는 계약 작성 자동화를 통해 회사가 영업 팀의 효율성을 높일 수 있도록 설계되었습니다. 몇 분 안에 판매 견적 및 송장을 생성할 수 있습니다. 또한 제품 설명 및 작업 설명을 쉽게 편집하고, 수량 및 금액을 변경하고, 이미지를 추가할 수 있습니다.
PandaDoc은 PandaDoc 템플릿 갤러리에서 750개 이상의 송장 템플릿을 제공하여 많은 시간과 디자인 노력을 절약할 수 있도록 도와줍니다. 고객에게 견적을 보내면 고객은 Stripe 및 신용 카드를 통해 결제할 수 있습니다. 송장 발행을 완료한 후에는 고객 결제에 대한 후속 알림을 설정할 수 있습니다.
마무리
고객 결제를 처리하는 것은 결코 간과해서는 안 될 중요한 활동입니다. 사업주는 이러한 과정이 비용이 많이 든다는 것을 알고 있지만, 영업 팀은 견적을 작성하는 데 많은 귀중한 시간을 소비합니다.
견적 관리 소프트웨어를 도입하면 대부분의 문제를 해결하고, 영업 팀이 영업 활동에 더 집중할 수 있도록 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
결론적으로, 송장 작성은 매우 중요하며, 이러한 플랫폼으로 실험을 시작하면 비즈니스에 긍정적인 영향을 미칠 것입니다.
다음으로 맞춤형 가격 견적 계산기를 확인해 보십시오.