Google 스프레드시트를 활용하여 여러 사용자와 협업할 때, 스프레드시트 셀에 부적절한 데이터가 입력되는 상황을 방지하는 것이 중요합니다. 데이터 유효성 검사는 사용자가 특정 기준에 부합하는 데이터만 입력하도록 제한하는 강력한 도구입니다. 이 기능을 통해 데이터의 정확성을 유지하고 오류를 줄일 수 있습니다. 아래에서 데이터 유효성 검사 설정 방법을 자세히 알아보겠습니다.
Google 스프레드시트에서 데이터 유효성 검사 설정하기
먼저 웹 브라우저를 실행하여 Google 스프레드시트 페이지에 접속하고, 데이터 제한을 적용할 스프레드시트를 엽니다. 그런 다음, 제한을 걸고 싶은 셀 범위를 선택합니다.
상단 메뉴에서 “데이터”를 클릭한 후 “데이터 유효성 검사”를 선택합니다.
데이터 유효성 검사 창이 나타나면, “기준” 옆의 드롭다운 메뉴를 클릭하여 선택된 셀에 허용할 입력 유형을 설정합니다. 예를 들어, 영화 개봉 연도를 입력하는 셀의 경우, 4자리 숫자만 입력하도록 제한하려면 “숫자” 옵션을 선택합니다. 이 외에도 텍스트, 날짜, 미리 정의된 목록, 특정 범위의 항목, 사용자 정의 수식 등 다양한 기준을 선택할 수 있습니다.
각 옵션에는 입력된 데이터의 유효성을 세밀하게 검증하기 위한 추가 설정이 필요합니다. 영화 개봉 연도만 허용할 경우, “숫자” 기준에서 “사이” 유효성 검사를 선택합니다. 최소값은 1887년(최초 영화 제작 연도)로 설정하고, 최대값은 2500년으로 설정하여 현재 및 미래의 데이터 입력을 포괄합니다.
다음으로, 유효하지 않은 데이터가 입력되었을 때 경고 메시지를 표시할지, 아니면 입력을 완전히 거부하고 오류 메시지를 표시할지 선택할 수 있습니다.
경고 메시지를 선택하면, 입력된 숫자가 지정된 범위 내에 있어야 한다는 알림이 표시되고, 잘못된 데이터는 빨간색 표시와 함께 셀에 유지됩니다.
“입력 거부”를 선택하면, 잘못된 데이터 입력 시도 시 즉시 입력이 삭제되고, 오류 메시지가 포함된 팝업 창이 표시됩니다.
잘못된 입력을 거부하는 동시에, 사용자에게 필요한 데이터 형식에 대한 정보를 제공할 수도 있습니다. “입력 거부”를 선택한 후, “확인 도움말 텍스트 표시”를 체크하고, 사용자에게 유용한 경고 메시지를 입력합니다. 설정을 완료한 후 “저장” 버튼을 클릭하여 유효성 검사 도구를 닫습니다.
이제, 누군가 유효하지 않은 데이터를 입력하려고 하면, 데이터 오류를 수정할 수 있도록 안내 메시지가 표시됩니다.
데이터 유효성 검사는 정보를 수집하고 스프레드시트 셀에 올바른 형식의 데이터를 입력하도록 하는 데 필수적인 도구입니다. 잘못된 데이터의 제출을 방지하고, 해당 데이터에 의존하는 수식 또는 자동화 작업의 오류를 줄이는 데 유용합니다.