Google 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션의 뛰어난 협업 기능은 여러 사용자가 동시에 파일을 편집하고 수정할 수 있게 해줍니다. 하지만 최종 문서가 완성되면 다른 사람의 접근 권한을 제어해야 할 필요가 있습니다.
문서 완성이란, 편집 작업이 완료되어 더 이상 수정이 필요 없음을 의미합니다. 다른 사용자와 공동 작업을 할 때는 최종 결과물에 추가 수정이 가해지는 것을 방지해야 합니다. 다행히도 문서 공유 설정을 변경하여 이러한 상황을 쉽게 관리할 수 있습니다.
웹 브라우저를 열고 Google 드라이브에 접속합니다. 수정 작업을 끝낸 파일을 찾은 후 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고, “공유” 옵션을 선택하여 파일의 공유 설정을 엽니다.
파일 공유 여부를 확인하려면 사람 두 명이 겹쳐진 모양의 아이콘을 찾아보세요.
만약 ‘링크 공유’가 활성화되어 있고, 다른 사용자들이 파일을 열람할 수 있도록 하고 싶다면, 드롭다운 메뉴에서 ‘링크가 있는 모든 사용자가 볼 수 있음’을 선택합니다.
반대로, ‘링크 공유’ 기능을 끄고 싶다면 드롭다운 메뉴에서 ‘링크 공유 끄기 – 특정 사용자만 액세스 가능’ 옵션을 선택하면 됩니다.
이제, ‘고급’ 버튼을 클릭합니다.
‘액세스 권한이 있는 사람’ 섹션에서 협업자 이름 옆 드롭다운 메뉴를 클릭하고, ‘보기 가능’을 선택하여 해당 사용자의 접근 권한을 보기 전용으로 변경합니다.
파일 소유자는 창 하단에 있는 두 가지 추가 설정을 통해 파일 접근 권한을 더욱 세밀하게 제한할 수 있습니다. 첫 번째 옵션은 다른 편집자가 접근 권한을 변경하거나 새로운 사용자를 추가하는 것을 막습니다.
두 번째 옵션은 파일을 보거나 댓글을 남길 수 있는 사용자에 대해 다운로드, 인쇄, 복사 기능을 비활성화하여 파일을 엄격하게 읽기 전용으로 만듭니다.
변경 사항을 적용하려면 ‘변경 사항 저장’ 버튼을 클릭하세요.
마지막으로 ‘완료’ 버튼을 클릭하여 공유 설정을 닫습니다.
파일이 최종 단계에 도달했음을 모든 사용자에게 알리기 위해 파일 이름에 “최종”이라는 단어를 추가하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 더 이상 편집이 필요 없음을 공유 파일에 접근하는 모든 사용자에게 명확하게 전달할 수 있습니다.
파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 ‘이름 바꾸기’를 선택합니다.
파일 이름 시작 또는 끝에 ‘[최종]’을 입력하고 ‘확인’ 버튼을 클릭합니다.
이제 Google 문서 파일에 대한 접근 권한을 성공적으로 관리하고, 수정 또는 열람할 수 있는 사용자를 제한했습니다.