파일을 다른 사람과 공유하기 전에 파일에 포함된 개인 정보를 삭제하는 것은 매우 중요한 과정입니다. Microsoft Office 프로그램들은 사용자가 작성한 파일에 개인적인 데이터를 저장하는 경향이 있습니다. 이러한 데이터는 파일을 받는 사람에게 그대로 전달될 수 있습니다. 여기서는 파일에서 개인 정보를 안전하게 제거하는 방법에 대해 알아보겠습니다.
파일 사본 생성의 중요성
가장 먼저 기억해야 할 것은, 파일에서 개인 정보를 제거하는 과정에서 데이터 손실이 발생할 수 있다는 점입니다. 데이터가 삭제되면 복원하기 어려울 수 있으므로, 반드시 원본 파일의 백업을 만들어 두는 것이 좋습니다. 백업 파일에는 원본과 구별할 수 있도록 명확한 이름을 지정하여 관리해야 합니다.
예를 들어, 영업 회의에서 발표한 슬라이드 쇼를 고객에게 보내야 하는 상황을 가정해 봅시다. 이 경우, 원본 파일을 보관하고 사본을 만들어 고객에게 보낼 파일을 준비해야 합니다. 사본에서 개인 정보를 제거한 후에는 혹시라도 잘못된 파일을 보내는 일이 없도록 파일 이름을 명확히 하는 것이 중요합니다.
파일의 사본을 준비했다면, 이제 파일을 열어 개인 정보 제거 작업을 시작할 수 있습니다.
프레젠테이션 검토 및 개인 정보 삭제
사본으로 만들어진 파일을 열고 ‘파일’ 탭을 클릭합니다. 파일 탭을 선택하면 자동으로 ‘정보’ 하위 탭으로 이동됩니다. 여기서 ‘문제 확인’ 버튼을 클릭합니다.
나타나는 메뉴에서 ‘문서 검사’ 옵션을 선택합니다.
문서 검사기를 실행하면 ‘문서 검사기’ 창이 나타납니다. 여기서 검사할 항목을 선택할 수 있습니다. 각 항목 옆의 확인란을 선택하여 원하는 검사 유형을 설정합니다.
모든 설정이 완료되면 ‘검사’ 버튼을 클릭합니다.
검사가 완료되면 검사 결과가 표시됩니다. 녹색 체크 표시는 해당 항목에서 개인 정보가 발견되지 않았음을 의미하며, 추가 조치가 필요하지 않습니다. 하지만 빨간색 느낌표가 표시되면 해당 섹션에서 정보가 발견되었음을 나타냅니다. 이 경우 ‘모두 제거’ 버튼을 클릭하여 해당 정보를 제거합니다.
모든 정보가 성공적으로 제거되면 메시지가 표시됩니다. 데이터가 제대로 제거되었는지 확인하기 위해 ‘재검사’ 버튼을 클릭하여 문서를 다시 검사하는 것이 좋습니다.
재검사 과정을 통해 놓친 부분이 있는지 다시 확인할 수 있습니다. 기술적인 문제로 인해 모든 데이터가 완벽하게 제거되지 않을 수도 있으므로, 파일을 공유하기 전에는 반드시 다시 한번 확인하는 것이 좋습니다.
마지막으로 파일을 저장합니다. 개인 정보 제거 후 PowerPoint 파일의 크기가 줄어든 것을 확인할 수 있습니다. 대용량 파일을 이메일로 보내는 것이 어려울 수 있다는 점을 고려할 때, 파일 크기 감소는 매우 유용합니다. 모든 작업이 완료되었다면 이제 프레젠테이션을 공유할 수 있습니다!