Microsoft Teams를 활용하면, 팀 구성원과 일대일 대화는 물론이고 그룹 또는 채널을 통해 다수의 구성원과도 소통이 가능합니다. 대화 방식과 무관하게, 대화 상대는 항상 조직 내부 인원으로 한정됩니다.
Microsoft Teams에서는 팀에 외부인을 포함하는 두 가지 방법, 즉 게스트 액세스와 외부 액세스를 제공합니다. 이 두 기능은 팀 관리자나 소유자가 Microsoft Teams 관리 센터에서 활성화해야 합니다.
Microsoft Teams: 외부 사용자와의 대화
외부 사용자는 Microsoft Teams가 설정된 도메인과 다른 이메일 주소를 가진 사용자를 의미합니다.
예를 들어, 조직에서 ‘myteamsdomain.com’ 도메인으로 이메일을 사용하는 경우, 이 도메인에 이메일 주소를 가진 사용자만이 팀에 추가될 수 있습니다. 해당 도메인을 제외한 모든 이메일 주소는 ‘외부’ 도메인으로 분류되며, 이러한 외부 도메인 주소를 가진 사용자는 외부 사용자로 간주됩니다.
Microsoft Teams에서 외부 액세스 활성화하기
Microsoft Teams에서 외부 액세스 기능을 활성화하려면 다음과 같은 준비가 필요합니다.
팀 관리자 계정 접근 권한
추가하고자 하는 사용자의 도메인 이름
예를 들어, ‘gmail.com’ 도메인을 추가하면 Gmail 이메일 주소를 가진 모든 사용자를 Microsoft Teams에 외부 사용자로 추가할 수 있습니다.
Microsoft Teams 관리 센터에 접속합니다.
왼쪽 메뉴에서 ‘조직 전체 설정 > 외부 액세스’로 이동합니다.
‘도메인 추가’ 버튼을 클릭합니다.
추가할 도메인 주소를 입력합니다.
‘완료’ 버튼을 클릭합니다.
외부 사용자 추가 절차
이제 Microsoft Teams에 외부 사용자를 추가할 준비가 되었습니다. 데스크톱 앱을 사용 중이라면 앱을 종료했다가 다시 시작하는 것이 좋습니다.
Microsoft Teams를 실행합니다.
‘채팅’ 탭으로 이동합니다.
‘새 대화’ 버튼을 클릭합니다.
대화하고 싶은 사용자의 이메일 주소를 입력합니다.
‘외부 검색’ 옵션을 선택합니다.
메시지를 보냅니다.
참고: 사용자는 Microsoft Teams에 등록되어 있어야 합니다. 무료 계정으로 가입할 수 있지만, 채팅을 위해서는 Microsoft Teams 계정이 필수입니다. 메시지를 보내면 해당 사용자에게 채팅 초대 메시지가 전송됩니다.
Microsoft Teams: 외부 사용자 vs 게스트 사용자
외부 사용자는 게스트 사용자에 비해 Microsoft Teams 팀에 접근할 수 있는 권한이 훨씬 제한적입니다.
게스트 사용자는 다음과 같은 활동이 가능합니다.
회의 참여
팀 채널 확인
채널을 통한 메시지 발송
다른 팀 구성원과의 소통
반면, 외부 사용자는 다음과 같은 활동만 가능합니다.
추가된 Microsoft Teams 팀 구성원과의 채팅
사용자와의 일대일 채팅만 가능
회의 참여나 팀 채널 확인 불가
결론
외부 액세스는 게스트 액세스에 비해 훨씬 제한적인 기능을 제공합니다. 관리자는 조직 외부 사람들과의 원활한 소통을 위해 외부 액세스 기능을 활성화할 수 있습니다. 반대로, 필요에 따라 이 기능을 비활성화할 수도 있으며, 비활성화 시에는 이 기능을 사용할 수 없게 됩니다. 회사의 Microsoft Teams 계정으로 로그인된 상태에서는 외부 사용자와 대화할 수 없습니다.