디지털 시대의 필수 요소, 전자 서명
현대 사회는 공식 문서, 시험, 결제, 그리고 계약 서명에 이르기까지 모든 것이 디지털화되어 종이의 필요성이 점점 줄어들고 있습니다. 이러한 디지털 전환은 삶과 업무 방식에 혁명을 가져왔으며, 전자 서명은 이러한 변화의 핵심적인 부분으로 자리 잡았습니다.
더 이상 펜을 사용하여 문서에 직접 서명하는 방식은 시대에 뒤떨어진 방식입니다. 특히 코로나19 팬데믹으로 인해 원격 근무가 확산되면서 전자 서명은 업무 환경에서 필수가 되었습니다.
특히 지리적으로 멀리 떨어진 사람들과 협력할 때, 기존의 물리적 서명 방식은 매우 비효율적입니다. 직접 만나서 서명하고, 문서를 스캔하거나 인쇄하고, 우편이나 팩스를 통해 전송해야 하는 과정은 시간과 노력이 많이 소모됩니다.
이러한 불편함을 해결해 주는 것이 바로 전자 서명 소프트웨어입니다. 이 소프트웨어는 복잡한 서명 과정을 자동화하여 효율성을 높여줍니다.
기존의 서명 방식이 야기하는 문제점을 피하고 생산성과 업무 효율성을 극대화하고 싶다면, 지금이 바로 전자 서명을 도입할 적기입니다.
이제 최고의 전자 서명 소프트웨어와 함께 전자 서명에 대해 자세히 알아보도록 하겠습니다.
전자 서명이란 무엇일까요?
전자 서명(eSignature)은 전자 계약이나 문서에 대한 승인을 나타내는 암호화된 형태의 서명입니다. 전자 서명 소프트웨어는 온라인상에서 문서에 서명할 수 있게 해주는 도구입니다.
컴퓨터, 태블릿, 또는 스마트폰을 사용하여 문서를 업로드한 후, 소프트웨어를 통해 여러 사람에게 문서를 보낼 수 있습니다. 이는 기존의 복잡한 절차 없이 온라인으로 간편하게 서명을 완료할 수 있도록 해줍니다.
전자 서명 소프트웨어를 사용하면 문서에 입력 양식을 추가하여 손쉽게 서명을 수집하고 저장할 수 있습니다.
또한 강력한 암호화 기술을 통해 서명을 안전하게 확인하고 모든 데이터를 보호할 수 있습니다. 신뢰할 수 있는 소프트웨어 제공업체는 감사 로그, 인증 등의 추가 보안 기능도 제공합니다.
예를 들어 택배 서비스를 통해 소포를 받을 때, 모바일 기기나 태블릿에 이름을 쓰는 것이 바로 전자 서명입니다.
이미 우리 생활 속에 깊숙이 들어와 있다는 것을 알 수 있습니다.
전자 서명은 다음과 같은 다양한 상황에서 사용됩니다:
- 판매 계약
- 공급업체 계약
- 신규 고객 양식
- 고객 승인
- 주문 변경
- 직원 온보딩
- 지적 재산권 관련 법률 문서
- 연령 확인 및 부모 동의
- 비밀 유지 계약
전자 서명은 법적 효력이 있을까요?
전자 서명에 대한 가장 흔한 질문 중 하나는 바로 “법적 효력이 있는가?” 입니다.
답은 “네, 그렇습니다.” 입니다.
전자 서명은 법적 구속력을 가집니다.
미국에서는 2000년에 전자 서명법(ESIGN Act)을 제정하여 전자 서명의 법적 효력을 인정했습니다. 유럽의 elDAS와 같은 다른 국가에서도 유사한 법률을 통해 전자 서명을 법적으로 인정하고 있습니다.
이제 기업과 개인 사업자들은 문서 계약을 체결하는 데 있어 장소나 시간에 제약을 받을 필요가 없습니다.
비즈니스에 전자 서명이 어떻게 도움이 될까요?
전자 서명의 인기는 급격하게 증가하고 있습니다. Statista에 따르면, 전자 서명 거래 건수는 2014년 2억 건에서 2017년 약 7억 5,400만 건으로 증가했습니다. 또한 MSB Docs에 따르면, 전자 서명 시장 규모는 2023년까지 90억 7,310만 달러에 이를 것으로 예상됩니다.
이러한 성장의 이유는 무엇일까요?
이제 그 이유를 자세히 알아보겠습니다.
시간 절약을 위한 빠른 업무 흐름
전자 서명을 사용하면 문서를 온라인으로 즉시 처리할 수 있어 소요 시간을 크게 줄일 수 있습니다. 담당자가 도착할 때까지 기다릴 필요 없이 즉시 서명할 수 있어 업무 흐름을 효율적으로 개선할 수 있습니다.
특히 승인이 즉시 이루어져야 하는 의료 및 기타 중요한 비즈니스 분야에서 전자 서명은 매우 유용합니다.
편리성 향상
서명을 받기 위해 먼 거리를 이동해야 하는 시대는 지나갔습니다. 인터넷과 전자 서명 소프트웨어의 발전 덕분에 언제 어디서든 편리하게 승인을 받을 수 있습니다.
친환경적
매년 엄청난 양의 종이가 생산되고 사용되면서 환경이 파괴되고 있습니다. 전자 서명을 사용하면 종이 사용을 줄이고 나무를 보호하여 다음 세대가 더 나은 환경에서 살 수 있도록 할 수 있습니다.
자원 절약
전자 서명은 시간뿐만 아니라 비용도 절약해 줍니다. 이동 비용이나 종이, 잉크 구매 비용을 줄일 수 있습니다. 또한 문서 스캔, 인쇄 및 배달에 투입되던 인력을 다른 중요한 업무에 할당할 수 있습니다.
이제 전자 서명이 물리적 서명보다 얼마나 많은 이점을 제공하는지 알게 되었습니다.
전자 서명의 필요성을 느끼셨다면, 이제 시장에서 가장 뛰어난 전자 서명 소프트웨어를 살펴보고 그 혜택을 누리시길 바랍니다.
최고의 전자 서명 소프트웨어
다음은 시장에서 가장 인기 있고 신뢰할 수 있는 전자 서명 소프트웨어입니다.
에버사인 (Eversign)
에버사인은 고객 대면 서명과 내부 서명 모두 자동화하는 데 효과적인 솔루션입니다. 모든 종류의 장치에서 안전하고 편리하게 사용할 수 있으며, 기업 규모에 상관없이 유용합니다.
이 소프트웨어는 문서 수정, 서명, 전송을 간편하게 할 수 있도록 내장된 편집기를 제공합니다. 또한 강력한 JSON 기반 REST API를 제공하여 다양한 기능을 자동화할 수 있습니다.
주요 기능으로는 템플릿, 감사 추적, 대면 서명, 통합, 규정 준수 등이 있습니다. 보안을 위해 256비트 SSL 암호화와 모니터링 시스템을 제공합니다.
문서 자동 만료를 설정하거나 영구적으로 제거할 수 있으며, 문서를 안전하게 다른 곳으로 내보낼 수도 있습니다. 팀에 최대 25명의 구성원을 추가하거나 여러 비즈니스를 관리할 수 있습니다.
매달 5개의 문서와 3개의 API 문서를 무료로 사용할 수 있습니다. 더 많은 기능을 원한다면 월 9.99달러부터 시작하는 유료 요금제를 이용할 수 있습니다.
사인나우 (signNow)
사인나우는 다양한 사용 사례에 맞는 전자 서명 기능을 제공하고 워크플로를 효율적으로 관리할 수 있도록 도와줍니다. 문서를 여러 수신자에게 보내서 서명을 받거나, 몇 번의 클릭만으로 자신의 문서에 서명할 수도 있습니다. 강력하고 사용하기 쉬운 API를 사용하면 웹사이트나 앱에 전자 서명 기능을 빠르게 통합할 수 있습니다.
인터넷에 연결되어 있지 않아도 언제 어디서든 문서에 전자 서명을 할 수 있습니다. 추가 정보나 문서를 요청하고, 완료 알림을 설정하고, 여러 수신자를 한꺼번에 초대하고, 템플릿의 서명 순서를 설정할 수 있습니다.
문서에 서명하기 위한 고유한 링크를 생성하고, 작성 가능한 양식에 결제 옵션을 추가하고, 서명 초대 메시지를 사용자 정의할 수 있습니다. 특정 수신자에게 만료 날짜와 함께 알림을 추가할 수도 있습니다. 또한, 수신자가 문서 서명을 거부할 경우 알림을 제공합니다.
PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II 및 21 CFR Part 11 등 다양한 규정을 준수하며 고급 보안 기능을 제공합니다. 또한 다른 도구와 빠르게 통합할 수 있는 훌륭한 RESTful API를 제공합니다.
판다독 (PandaDoc)
판다독을 사용하여 법적 효력이 있는 편리한 전자 서명으로 거래를 마무리하세요. 2만 개 이상의 기업에서 시간과 자원을 절약하는 데 이미 사용하고 있습니다. 제안서, 견적서, 계약서 및 결제 요청 등 다양한 문서 승인에 판다독을 활용할 수 있습니다.
장소나 장치에 상관없이 이 솔루션을 사용할 수 있습니다. 워크플로를 효율적으로 간소화할 수 있도록 다양한 기능을 제공합니다. 보안을 최우선으로 생각하며 UETA 및 ESIGN을 준수하는 전자 서명 기술을 구축했습니다. 서명된 각 문서에 전자 인증서를 제공합니다.
문서 분석 기능과 알림 기능을 통해 고객이 문서를 열거나 검토할 때 즉각적으로 알 수 있습니다. 200개 이상의 전문적인 템플릿을 제공하여 고객에게 좋은 인상을 줄 수 있습니다.
또한 HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack 등 다양한 도구와 통합되어 워크플로를 더욱 향상시킬 수 있습니다.
니트로 사인 (Nitro Sign)
니트로 사인은 고객에게 편리한 전자 서명 경험을 제공합니다. 사용량에 따른 요금제가 아닌 월정액 요금제를 제공하며, 서명당 비용이 추가되지 않습니다. 계약서, 스프레드시트, 양식, 설계도면 등 다양한 문서에 전자 서명을 간편하게 적용할 수 있습니다.
다양한 웹 브라우저와 모바일 장치에서 사용할 수 있으며, 미국 전자 서명법을 준수합니다. 문서를 온라인으로 공유하고 검토하며, 클라우드에서 주석을 추가하여 원활한 협업을 지원합니다.
실시간 알림과 분석 기능을 통해 문서에 댓글을 추가하고 워크플로를 추적할 수 있습니다. 보안을 위해 2단계 인증, 감사 추적, HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield 등 다양한 보안 표준을 준수합니다.
PDF 파일을 생성, 결합, 변환 및 구성하여 프로젝트를 원활하게 진행하고 고객 경험을 개선할 수 있습니다. 또한 문서 처리 과정에서 발생할 수 있는 인적 오류를 줄이는 데 도움이 됩니다.
필 (Fill)
필은 현재 시장에서 가장 균형 잡힌 전자 서명 솔루션 중 하나입니다. PDF를 작성하고 법원에 제출할 서명을 간편하게 보낼 수 있습니다. 거의 모든 컴퓨터, iOS 또는 Android 기기에서 사용할 수 있는 뛰어난 호환성을 제공합니다.
필은 글로벌 보안 및 개인 정보 보호 표준을 충족하며, 모범 사례를 따르고 있습니다. 이러한 이유로 의료, 법률, 부동산 및 금융 서비스와 같은 다양한 산업에서 널리 사용됩니다.
사용자의 데이터는 HIPAA를 준수하는 군사 등급 암호화 기술을 사용하여 안전하게 저장됩니다. 또한, 다양한 분석 기능을 제공하여 비즈니스에 매우 유용합니다.
다큐사인 (DocuSign)
다큐사인은 계약, 제안서, 계좌 개설부터 송장에 이르기까지 다양한 업무를 효율적으로 처리할 수 있도록 도와줍니다. 사용자가 사용하는 장치에 상관없이 안전하게 온라인으로 계약을 보내고 서명을 받을 수 있습니다.
반복적인 수동 작업을 제거하고 불필요한 비용을 절약할 수 있습니다. Android, Windows, iOS를 위한 앱을 제공하여 어디서든 업무를 처리할 수 있도록 지원합니다.
계약 진행 상황을 확인하고 각 단계에서 자동으로 알림을 받을 수 있습니다. 날짜 및 서명과 같은 기본 필드를 추가하거나 사용자 정의 필드를 생성하여 사용할 수 있습니다.
다큐사인은 43개 언어로 로그인할 수 있으며, 13개 언어로 문서를 보낼 수 있습니다. 자주 사용하는 문서를 저장하고, 사용자 정의 필드, 수신자 라우팅 등을 재사용하여 프로세스를 표준화하고 시간을 절약할 수 있습니다.
Salesforce, Google 제품, SAP 등 350개 이상의 다양한 도구와 통합되어 업무 효율성을 높일 수 있습니다. 또한 강력한 인프라를 통해 99.99% 가용성을 제공합니다.
DocuSign은 전 세계적으로 사용되는 엄격한 보안 표준을 충족하며, 데이터 암호화를 위해 고급 기술을 사용합니다. UETA, US ESIGN Act 및 EU elDAS와 같은 규제 기관을 준수하며, 문서에 대한 정확한 감사 추적을 저장하고 생성합니다.
요금은 월 10달러부터 시작합니다.
어도비 사인 (Adobe Sign)
어도비 사인은 또 다른 훌륭한 선택입니다. 이 도구를 사용하면 이메일을 보내는 것처럼 쉽게 문서를 전송할 수 있습니다. 파일을 업로드하고, 서명자의 이메일 주소를 입력한 후 ‘보내기’ 버튼을 클릭하면 됩니다.
서명자는 스마트폰, 컴퓨터 등 모든 장치에서 브라우저를 사용하여 링크를 클릭하고 직접 서명할 수 있습니다. 어도비는 사용자의 편의를 위해 회원가입이나 다운로드를 필수로 요구하지 않습니다.
서명 상태를 확인하고, 알림을 보내거나, 감사 내역을 확인하고, 거래 요청을 취소할 수 있습니다. Microsoft 365, Dropbox, Box 등과 같은 다양한 도구와 손쉽게 연동하여 문서를 보낼 수 있습니다.
보안을 위해 PCI DSS, SOC 2 Type 2 및 ISO 27001과 같은 표준을 준수하며, 다양한 파일 형식을 지원합니다. Adobe PDF, MS Word, Excel, PowerPoint, Text, WordPerfect, PNG, GIF, JPG, JPEG, TIF, BMP, HTML 및 HTM 등 다양한 형식을 지원합니다.
사인이지 (SignEasy)
10년 이상의 지속적인 혁신을 통해 사인이지는 이미 35,000개 이상의 조직에서 전자 서명을 통해 서명 프로세스를 자동화하는 데 도움을 주고 있습니다. 문서 인쇄, 스캔, 팩스 전송은 잊고, 간편한 인터페이스를 통해 뛰어난 서명 경험을 제공하는 이 도구를 사용해 보세요.
손가락, 스타일러스 또는 마우스를 사용하여 문서에 직접 서명을 삽입하거나, 종이에 작성한 자필 서명의 이미지를 업로드할 수도 있습니다. 문서를 여러 사람에게 동시에 또는 순차적으로 보낼 수 있습니다.
문서 전송 진행 상황을 검토하고, 누가 서명해야 하는지, 누가 서명을 완료했는지 확인할 수 있습니다. 알림을 통해 문서 진행 상황을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 그 외에도 다양한 통합, 규정 준수, 글로벌 인식, 지문 인증을 통한 고급 보안 기능, 암호 및 SSL 인증을 제공합니다.
MS 워드, 엑셀, PDF, 페이지, PNG 등 다양한 파일 형식을 지원합니다. 또한 완료하지 못한 문서를 저장하고, 오프라인으로 접속하여 편집할 수 있습니다. 클라우드, SD 카드, 이메일 등 다양한 경로에서 문서를 가져올 수 있습니다.
전자 서명의 품질은 물리적 서명과 거의 같습니다. 기존 템플릿을 재사용하고, 텍스트와 함께 이미지, 주석, 이니셜을 추가하고, 사용자 정의 필드와 이메일 바닥글을 설정하여 작업 속도를 높일 수 있습니다. 사인이지는 24개 언어를 지원합니다. 14일 무료 평가판을 사용해 볼 수 있습니다.
헬로사인 (HelloSign)
전 세계 수많은 개인과 기업들이 신뢰하는 헬로사인은 사용하기 쉬운 전자 서명 솔루션입니다. Dropbox에 인수되어 두 강력한 플랫폼의 기능을 함께 사용할 수 있게 되었습니다.
웹 인터페이스, Salesforce 추가 기능 또는 개발자 친화적인 API 형태로 사용할 수 있습니다.
사용자 정의 브랜딩, 서명자 첨부 파일, 화이트 라벨링, 팀 관리, 전자 서명 포함 및 Salesforce 통합 등 다양한 기능을 제공하며, 서명된 문서를 템플릿으로 저장하여 재사용할 수 있습니다. HelloSign은 HIPAA를 준수하므로 안심하고 사용할 수 있습니다.
요금은 연간 결제 시 월 15달러부터 시작합니다. 신용카드 정보를 입력하지 않고도 헬로사인을 무료로 테스트해 볼 수 있습니다.
문서스케치 (Docsketch)
문서스케치는 빠르고 효율적인 서명을 위한 무료 도구입니다. 사용자 친화적인 인터페이스를 제공하여 기술 지식이 부족한 사람도 쉽게 사용할 수 있습니다. 서명된 문서를 안전하게 보관하고 보호하여 위변조를 방지합니다.
문서스케치는 전 세계 전자 서명법을 준수합니다. 문서를 순차적으로 요청하여 서명 프로세스를 설정할 수 있습니다. 서명 순서를 설정하면 각 사용자에게 자동으로 알림이 전송됩니다. 또한 문서에 서명해야 할 사람이 몇 명 남았는지 확인할 수 있습니다.
문서를 재사용 가능한 템플릿으로 변환하여 언제 어디서나 편리하게 액세스할 수 있습니다. 또한 서명된 모든 파일과 함께 법적 정보가 포함된 자세한 보고서를 받을 수 있습니다. 파일의 빈 줄을 자동으로 감지하여 서명 필드를 올바르게 배치하는 데 도움을 줍니다.
‘판매 문서로 보내기’ 기능을 사용하여 입찰서, 견적서, 제안서와 같은 특정 유형의 문서를 승인받을 수 있습니다. 수신자가 문서를 승인할 준비가 되면 ‘승인’ 버튼을 클릭하여 다음 단계로 이동할 수 있습니다.
좋은 전자 서명 소프트웨어를 선택하기 위한 추가 팁
시중에 나와있는 많은 전자 서명 소프트웨어들은 유사한 기능들을 제공하지만, 각각 고유한 특징을 가지고 있습니다. 따라서 어떤 소프트웨어를 선택해야 할지 혼란스러울 수 있습니다. 다음은 소프트웨어 선택 시 고려해야 할 몇 가지 중요한 사항입니다.
- 문서 양: 얼마나 자주 전자 서명을 사용할 것인지 파악하세요. 1년에 몇 번만 사용하는 경우 많은 기능을 제공하는 소프트웨어를 구입하는 것은 비효율적입니다. 사용 빈도에 맞는 적절한 요금제를 선택하세요.
- 규정 준수: 소프트웨어를 맹목적으로 신뢰하지 마세요. 어떤 보안 및 규정 준수 표준을 따르는지 확인해야 합니다. 진위 여부 확인, 감사 추적 등 중요한 기능을 제공해야 합니다.
- 통합 및 API: 이미 사용 중인 타사 도구와 얼마나 잘 통합되는지 확인하세요. 또한 전자 서명 기능을 애플리케이션이나 웹사이트에 직접 통합할 수 있는 사용자 정의 가능한 개방형 API를 제공하는지도 확인하세요.
- 크로스 플랫폼 호환성: 소프트웨어가 다양한 플랫폼과 원활하게 호환되는지 확인하세요. 예를 들어 Android 스마트폰으로 문서를 보내고 macOS 사용자가 문서를 받는 경우 문제가 없어야 합니다.
- 문서 유형: eSignature 소프트웨어가 다양한 문서 유형과 형식을 지원해야 합니다.
결론
전자 서명은 현대 기업과 개인에게 필수적인 요소가 되었습니다. 이미 많은 기업에서 전자 서명을 사용하고 있으며, 여러 국가의 고객과 거래할 때 준수해야 할 규정들을 만족시켜주기 때문에 더욱 인기가 높습니다.
아직 전자 서명을 사용하지 않는다면, 너무 늦지 않았습니다. 지금 바로 전자 서명 소프트웨어를 도입하고 업무 효율성을 높이세요!
다음에는 이메일 서명 생성에 대해 알아보겠습니다.